Hoe doe ik een due diligence voor een nieuw commissariaat?

Best practice
Cases en toezichtkwesties

Accepteer een commissariaat nooit zomaar, maar doe gedegen vooronderzoek, waarschuwt Bart Melis, vennoot van Custom Management Interim Directeuren. Hij laat zien welke vragen de commissaris in spe moet stellen, geïllustreerd aan voorbeelden uit zijn eigen interim-praktijk.  

Stel, u wordt gevraagd als commissaris voor een vennootschap door een executive searcher, of een zittende raad van commissarissen. U wordt daarbij geroemd om uw bestuurlijke kwaliteiten en uw relevante relatienetwerk. Een hele eer! U kent de onderneming slechts van horen zeggen en ook uw toekomstige medecommissarissen zijn nog onbekenden voor u. Ondanks dat u al een volle agenda hebt, wint de nieuwsgierigheid het en accepteert u het commissariaat. Hoe voorkomt u dat u van een koude kermis thuiskomt?

Geen eigen budget

Commissarissen houden toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de onderneming. Uw mogelijkheden als commissaris om deze gang van zaken te beïnvloeden zijn echter beperkt. De raad van commissarissen heeft vaak ook geen eigen budget. Eventueel gewenste onderzoeken door derden dienen dan ook door de onderneming bekostigd te worden. Dat kan tot spanningen leiden.

Belangentegenstellingen

U legt als commissaris verantwoording af aan de aandeelhouders, crediteuren en werknemers. Daarbij dient u te allen tijde in het belang van de vennootschap te handelen. Die belangen kunnen haaks op elkaar staan.

Aansprakelijkheidsrisico

Elke onderneming heeft een historie. Indien er zich zaken hebben voorgedaan die het daglicht niet verdragen, kunt u zich maar beperkte tijd beroepen op uw onwetendheid. Dat geldt al helemaal voor zaken die zich voordoen tijdens uw benoemingsperiode. Ook daarna kunt u nog worden aangesproken op uw toezichthoudende rol.

Tussentijds opstappen

U wordt benoemd voor een bepaalde periode. Indien u zich na verloop van tijd niet kunt vinden in de gang van zaken binnen de onderneming en wilt opstappen, kan dat de onderneming en uzelf schade toebrengen. Tussentijdse opzegging heeft in de praktijk dan ook een hoge drempel.

Voorbeeldvragen en eigen kompas

Het is dan ook af te raden om een commissariaat zomaar te accepteren, zonder vooraf een gedegen due diligence uit te voeren. Daarbij dient u de risico’s in kaart te brengen en zorgvuldig af te wegen. De vragen hieronder kunnen u helpen bij het verkrijgen van een goed beeld van de onderneming en uw medecommissarissen. Uiteraard verschillen de relevante vragen en de antwoorden van onderneming tot onderneming. Daarbij moet uw eigen ‘kompas’ uitkomst bieden.

Aandeelhouders: actief of passief? 

De vergadering van aandeelhouders is belast met de besluitvorming voor de lange termijn. Aandeelhouders zijn er in verschillende ‘smaken’. Een eerste onderscheid is dat tussen actieve en passieve aandeelhouders. Actieve aandeelhouders komen vaker voor bij ondernemingen die (deels) in bezit zijn van een familie of private equity-investeerder.

Wie trekt er aan de touwtjes?

In het eerste geval is het van belang om uit te zoeken wie er aan de touwtjes trekt en hoe het met de onderlinge verhoudingen is gesteld. In het laatste geval is het van belang de investeringshorizon te kennen: hoe lang loopt de investering nog? Bij meerdere aandeelhouders loont het om uit te zoeken wie de meerderheid van de aandelen bezit, wat de totale investeringsexposure is en welke doelen de verschillende aandeelhouders nastreven.

Commissariaat voor wie een uitdaging aandurft

In een interim-opdracht had de onderneming drie aandeelhouders. De eerste wilde zijn aandelen verkopen, de tweede zat aan de maximale financiële exposure en de derde kon het belang niet verder uitbreiden om financiële consolidatie te voorkomen. De vennootschap had op niet al te lange termijn nieuw geld nodig voor een belangrijke investering. Geen van de aandeelhouders was echter bereid tot een kapitaalsuitbreiding. Daardoor kwam de onderneming voor een serieus probleem te staan. Het was aan de raad van commissarissen om deze patstelling te doorbreken.

Raad van commissarissen: samenstelling en benoemingskalender

Commissarissen houden toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de onderneming. Leer uw medecommissarissen kennen. Hoe zien  de benoemingskalender en het aan- en aftreedrooster eruit? Komen er op korte termijn meer posities vacant?

Hoe omgaan met pettenprobleem? 

Zijn er commissarissen die tevens aandeelhouder zijn? In dat geval is het raadzaam om duidelijk te krijgen hoe wordt omgegaan met een potentieel ‘pettenprobleem’. Stel dat het bestuur een grote investering wil doen, maar de aandeelhouder wil  dividend uitgekeerd krijgen. Hoe gaat de aandeelhouder-commissaris om met een dergelijk dilemma?

Commissariaat voor jongleertalent

In eerdergenoemde interim-opdracht bestond de raad van commissarissen uit vier leden. Drie van hen waren benoemd door de aandeelhouders en twee van hen waren naast commissaris ook aandeelhouder. Het ‘pettenprobleem’ werd ondervangen door een onafhankelijke voorzitter. Deze constructie werkte goed, totdat de onderneming in financieel zwaar weer terechtkwam. Dergelijke situaties vragen om een evenwichtskunstenaar om de rollen van aandeelhouder en commissaris goed uit elkaar te houden.

Bestuur: samenstelling en bevoegdheden 

Het bestuur is belast met het beleid en de continuïteit van de onderneming. Het is raadzaam om in elk geval de verslagen van de meest recente commissarissenvergaderingen in te zien. Hoeveel statutaire bestuurders heeft de vennootschap? Wat is hun historie bij de vennootschap? Zijn ze in vaste dienst of werken ze op interim-basis? Hebben ze binnen het bestuur een zelfstandige bevoegdheid of zijn ze gezamenlijke verantwoordelijkheid? Vraag verder altijd naar een kopie van de laatste versie van de statuten en een eventuele aandeelhoudersovereenkomst. Bepaal welke bevoegdheden het bestuur op grond van deze documenten heeft en voor welke besluiten het bestuur de toestemming van de raad van commissarissen en/of de algemene vergadering van aandeelhouders nodig heeft.

Commissariaat voor de gepokte en gemazelde toezichthouder

In een andere interim-opdracht zou de juridische structuur vereenvoudigd worden. De raad van commissarissen vroeg het bestuur in zee te gaan met een bevriend advocatenkantoor, ondanks het feit dat het bestuur inmiddels een goedkoper alternatief had voorgesteld. De commissaris hield voet bij stuk, het bestuur ook. De statuten boden geen uitkomst. De relatie tussen het bestuur en de raad van commissarissen bereikte een dieptepunt. Dat vraagt om commissarissen die bedreven zijn in het omgaan met boardroomdynamiek. 

Vennootschap: vraag relevante documenten op

Er zijn veel documenten die de vennootschap wettelijk dient aan te leveren. Vraag de jaarcijfers van de laatste jaren op en de bijbehorende financiële-auditrapporten. Daarnaast kan het relevant zijn om het jaarbudget, het businessplan voor de lange termijn en eventuele recente due diligence-rapporten op te vragen. Heeft de onderneming een stakeholder- en/of risico analyse gemaakt (vaak in het kader van de ISO-certificering)? Is er sprake van lopende aansprakelijkheidsclaims en hoe zijn bestuurders en commissarissen verzekerd?

Toezichtfunctie voor de commissaris met stalen zenuwen

In weer een andere interim-opdracht werd de onderneming opgeschrikt door een vermeende directiefraude. Het bestuur trad af, de raad van commissarissen nam de teugels in handen. De fraude werd vastgesteld en de onderneming stevende af op een faillissement. Ondanks dat de onderneming elk dubbeltje twee maal moest omdraaien, stelde het bestuur een betaald fraudeonderzoek in en bood daarmee een extra stukje zekerheid aan de commissarissen.

Vaar op uw eigen kompas

Tot slot: laat u zich niet afschrikken door deze berg huiswerk, voorafgaand aan het al of niet aanvaarden van een commissariaat. Meestal zal het meevallen en vormt uw commissariaat een verrijking van uw professionele loopbaan en een kans om een onderneming en haar bestuur van goede adviezen te voorzien. U zult in de meeste gevallen met een gerust hart op uw eigen kompas kunnen varen. U bent per slot van rekening ‘met de hand geplukt’ voor dit commissariaat én vice versa.   

​Klik hier voor contact met Bart Melis.

Auteur(s)
Bart Melis
vennoot van Custom Management Interim Directeuren
Dit artikel is gepubliceerd in
GU2017jun

Nationaal Register

Jan van Nassaustraat 93
2596 BR Den Haag
T 070-324 30 91
info@nationaalregister.nl

Volg ons op social media

Governance Update nieuwsbrief