Aftasten is een optie

'Elke doofpot barst vroeg of laat'
De rol van de Raad van Commissarissen: wat doe je met signalen van corruptie?

Financiële misstanden, corruptie, dubieuze declaraties: je zult er maar van horen als commissaris of bestuurder. Hoe ga je daar mee om? Kies je direct voor een grootschalig onderzoek of tast je liever eerst de situatie af? Martijn Hin, partner en forensisch specialist bij BDO, weet als geen ander hoe verstikkend een verdachte kwestie kan zijn voor toezichthouders. ‘De keuze tussen niets doen of handelen is echt niet zo zwart-wit als het vaak lijkt. Aftasten is ook een optie.’

Je verantwoordelijkheid nemen en de juiste afwegingen maken in je rol als commissaris is essentieel in geval van een verdachte situatie. Van wie komt het signaal? Hoe betrouwbaar is die bron? En wat is zijn of haar relatie met de partij die zijn boekje te buiten zou gaan? Stuk voor stuk zijn het precaire, maar belangrijke vragen zodra je als commissaris van misstanden hoort. Ongeloof speelt soms ook een rol, weet Martijn Hin. ‘Stel je maar eens voor dat een directielid waarin je het volste vertrouwen hebt ineens verdacht wordt van corruptie. Je kent hem al jaren als een goede vent, integer en oprecht. Neem je zo’n verdenking dan meteen voor waar aan?’ Hin wil maar zeggen: een signaal op waarde schatten valt niet altijd mee.

Verlamd door angst

Ook angst weerhoudt veel toezichthouders van actie. Vaak zijn ze bang dat een onderzoek vooral tot veel onomkeerbare schade leidt – van verstoorde vertrouwensbanden tussen directieleden en commissarissen tot een beschadigde reputatie voor de complete organisatie, alleen al omdat het onderzoek zelf uitlekt. En dan de torenhoge kosten. Is het dat allemaal wel waard? Hin weet dat toezichthouders uit twijfel vaak verontrustende signalen links laten liggen. Dat kan op korte termijn een veilige keuze lijken, maar er schuilt ook een gevaar in. Hin: ‘Als je als commissaris niets met een verdacht signaal doet, negeer je ook de kans dat het slechts het topje van een ijsberg is. Mocht later blijken dat er toch iets aan de hand is, dan is het de vraag of dit terugslaat op jezelf omdat je niet eerder hebt ingegrepen.’

Angst

Dat angst verlammend werkt in een verdachte situatie, begrijpt Hin goed, maar een reden om signalen te negeren vindt hij het niet. Elk signaal van onregelmatigheden, hoe subtiel ook, is het wat hem betreft waard om serieus te nemen. Uit begrip voor hun angst, wijst hij cliënten steeds vaker op een alternatief dat relatief onbekend lijkt: het uitvoeren van een oriënterend onderzoek gericht op het onderzoeken of de signalen betrouwbaar zijn en werkelijk leiden tot een vermoeden van onregelmatigheden. Dit onderzoek kan in het kader van (afgeleid) verschoningsrecht onder leiding van een advocaat worden uitgevoerd waarbij een forensisch accountant de advocaat kan ondersteunen. ‘De kracht van een oriënterend onderzoek is dat je niet meteen als een olifant door de porseleinkast gaat’, legt Hin uit. Het is dé manier om een situatie professioneel en zorgvuldig af te tasten – en de uitkomsten van het onderzoek binnen de organisatie te houden om je rechtspositie te bepalen. De uitkomsten van de werkzaamheden van de accountant vallen dan immers onder het verschoningsrecht van de advocaat. Daardoor zijn alle bevindingen, ook die van de accountant, onderdeel van hetzelfde vertrouwelijke dossier.

Speurwerk onder de radar

Bij een oriënterend onderzoek moet het ingeschakelde advocatenkantoor en eventueel de forensisch accountant het vaak doen met beperkte onderzoeksmiddelen. ‘Dat is echt speurwerk, een vak apart’, legt Hin uit. Interviews houden kan in dit stadium beperkt, maar de financiële administratie en overige administratieve bescheiden geven vaak al nadere duiding aan de signalen van mogelijke onregelmatigheden die naar voren zijn gekomen. Informatie veiligstellen is ook bij oriënterend onderzoek van het grootste belang, ook al wordt dit niet allemaal meegenomen in het oriënterend onderzoek. Hin kent genoeg gevallen waarbij de misstand serieus bleek en de betrokken partijen lucht kregen van het onderzoek. Cruciale documenten bleken niet lang daarna verdwenen. ‘Nog een tip indien aanvullend diepgaand onderzoek is vereist: breng de aard en omvang van de misstand zorgvuldig in kaart en leg vast welke maatregelen zijn genomen om herhaling te voorkomen. Zo word je serieuzer genomen als na het onderzoek bijvoorbeeld de FIOD aanklopt.’

Bewustwording vereist

Aan bewustwording op het gebied van het voldoen aan wet- en regelgeving is in Nederland nog een wereld te winnen, meent Hin. ‘Neem de basisvraag: wat ís corruptie? Daarover lopen de overtuigingen van bestuurders flink uiteen.’ Hin legt uit dat faciliterende betalingen en steekpenningen in heel veel landen en branches gemeengoed zijn. Zonder deze betalingen doe je daar gewoon geen zaken. Heel veel topbestuurders weten dat best, maar sluiten er hun ogen voor. Hin: ‘Voor gespeelde onschuld is steeds minder ruimte. Opsporingsinstanties, ook in Nederland, hebben steeds meer aandacht voor corruptie, omdat hier in navolging van de VS en Engeland steeds meer aandacht voor is. Corruptie wordt steeds vaker onderzocht en zorgt voor meer boetes. De komende jaren zal het aantal zaken dat wordt onderzocht toenemen.’ Hin sluit af met een tip aan toezichthouders: laat je niet eenzijdig informeren door de directie, maar leg je oor breder te luister binnen de organisatie. Doortastendheid hoort niet alleen bij je functie, maar ook bij je rol als toezichthouder ten aanzien van de onderneming. Hin: ‘Mijn advies: neem elk signaal serieus en besef dat het ophouden van oogkleppen nog veel meer schade brengt. Elke doofpot barst vroeg of laat.’

Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem dan contact op met Martijn Hin.

 

Auteur(s)
Martijn Hin
partner BDO
Dit artikel is gepubliceerd in
GU2017jun

Nationaal Register

Jan van Nassaustraat 93
2596 BR Den Haag
T 070-324 30 91
info@nationaalregister.nl

Volg ons op social media

Governance Update nieuwsbrief