Shared services-bedrijven vragen om onafhankelijk toezicht

Governance

Aandeelhouders die ook klant zijn: shared services-bedrijven worstelen vaak met deze dubbelrol. Een externe partij of een onafhankelijke raad van commissarissen kan fungeren als buffer en binnen de dynamiek het bedrijfsbelang bewaken, stelt Robert Claasen, vennoot van Custom Management Interim Directeuren.

Het staat wel bekend als de tragedie van de meent, of the tragedy of the commons: de situatie waarin individuele belangen boven het collectief belang worden gesteld. Zoals in het voorbeeld van de waterput in het midden van het dorp: alle dorpelingen putten zo veel mogelijk water voor eigen gebruik, tot de put op een gegeven moment leeg is en níemand meer water heeft.

Schaalvoordelen realiseren

Deze situatie laat zich goed vergelijken met shared services-bedrijven: het samenvoegen van voorzieningen – zoals personeelszaken, financiën en ICT, inkoop, verkoop en transport - om schaalvoordelen en daarmee efficiency en kwaliteitsverbetering te realiseren. We komen shared services centers traditioneel tegen binnen grote bedrijven, waarbij de verschillende bedrijfsonderdelen de afnemers zijn van de centrale diensten. Tegenwoordig zien we shared services-bedrijven echter ook steeds vaker in de industriële sector en bij de lokale overheid (bijvoorbeeld bij gemeenten), waarbij verschillende organisaties hun voorzieningen hebben samengevoegd en delen. 

Belangentegenstellingen

De samenwerkingsverbanden leveren voordelen op, maar ze brengen vaak ook problemen met zich mee op het gebied van governance. Zeker wanneer er verschillende organisaties bij zijn betrokken. In onze interim-praktijk worden we daarmee regelmatig geconfronteerd. De bron van het conflict is de dubbelrol van de oprichters: de aandeelhouders zijn tegelijkertijd ook klant bij het shared services-bedrijf. Die rollen zijn soms moeilijk uit elkaar te houden en kunnen belangentegenstellingen met zich mee brengen. Als de aandeelhouders niet of zo min mogelijk willen investeren, maar zich primair opstellen als klant en het onderste uit de kan willen qua service en prijsstelling, verdwijnt het belang van het shared services-bedrijf zelf naar de achtergrond. Om in de terminologie van de waterput te blijven: op een gegeven moment is de put leeg. 

Ingebakken conflict

Bij de opzet van een shared services-bedrijf moet dus goed worden nagedacht over de governance. Als de (aandelen)structuur eenmaal staat, is deze namelijk moeilijk meer te veranderen. Allereerst moet het bedrijf worden opgezet als een entiteit op zich. Vaak wordt het shared services-bedrijf opgezet en geleid als een verlengstuk van de deelnemende organisaties. In die structuur zit het potentiële conflict tussen de partners echter al ingebakken, waardoor de voordelen van het delen van diensten uiteindelijk niet worden gerealiseerd.

Kosten versus groei

Verder is een sturend mechanisme, met bij voorkeur een verdienmodel, nodig om de belangen van het bedrijf zelf te behartigen en te beschermen. Die sturende rol kan bijvoorbeeld aan een externe partij worden uitbesteed. Aandeelhouders zijn vaak bang dat die constructie de kosten opjaagt. De externe partij kan echter óók de groei van het shared services-bedrijf aanjagen en zichzelf daarmee ‘terugverdienen.’

Onafhankelijk toezicht

Een andere mogelijkheid is het installeren van een raad van commissarissen, als ‘buffer’ tussen de belangen van aandeelhouders en klanten. Commissarissen hebben een wettelijke taak: het waarborgen van de continuïteit van de onderneming en het evenwichtig afwegen van de belangen van een brede kring stakeholders. Een rvc kan dus het bedrijfsbelang bewaken binnen de dynamiek van het shared services-bedrijf. De rvc moet dan wel onafhankelijk zijn samengesteld. Eventueel kunnen de deelnemende partijen commissarissen voordragen, maar deze moeten zowel in positie als in de geest onafhankelijk toezicht kunnen houden. 

Wie betaalt de rekening?

Het gaat bij shared services-bedrijven vaak om cost companies: de bedrijven hebben geen winstdoelstelling, maar een kostentarget: zo kostenefficiënt mogelijk opereren. De gemaakte kosten worden doorberekend aan de deelnemende partijen. Als de klanten een intensief beroep doen op het shared services-bedrijf en de kosten oplopen, trekken diezelfde klanten in hun rol van aandeelhouder aan de bel. Een goed voorbeeld zijn ICT-organisaties, die vaak zijn opgezet als shared services-organisatie. IT-projecten hebben nogal eens de neiging om het afgesproken budget te overschrijden. Wie betaalt dan de rekening? Die vraag leidt gemakkelijk tot onderling geruzie en een patstelling. Alle energie gaat dan naar het conflict, in plaats van naar het samen creëren en profiteren van hoog kwalitatieve dienstverlening met een goede prijs-prestatie-verhouding.

Een onafhankelijk, sturend orgaan (hetzij een externe partij, hetzij een raad van commissarissen) kan in een shared services-omgeving het belang van het bedrijf zelf vooropstellen en conflicten tussen aandeelhouders en klanten voorkomen of oplossen. Op die manier blijft de put water geven en daar zijn alle deelnemende partijen bij gebaat.

Klik hier voor contact met Robert Claasen.

Auteur(s)
Robert Claasen
vennoot van Custom Management Interim Directeuren
Dit artikel is gepubliceerd in
GU2019apr

Nationaal Register

Jan van Nassaustraat 93
2596 BR Den Haag
T 070-324 30 91
info@nationaalregister.nl

Klik hier voor ons Privacybeleid

Governance Update nieuwsbrief

Volg ons