Welke rol heeft raad van toezicht bij digitale transformatie in de zorg?

14 december 2023

Best practice

De raad van toezicht moet bewaken dat zorgorganisaties van waarde blijven door digitale transformatie. Eerst moet het toezicht zich richten op een veilige verandercultuur, het digitaal DNA en het op de agenda krijgen en houden van digitalisering. Later verschuift het accent naar het monitoren en borgen ervan als integraal onderdeel van de organisatie en het toezicht, schetst Sanne Gooskens, principal consultant van zorgadviesbureau Performation en aankomend toezichthouder.

Digitale transformatie gaat over zorg op afstand en op maat, met inzicht in en uitwisseling van gezondheidsdata en gebruik makend van technologie zoals robots en Artificial Intelligence (AI). Digitalisering resulteert in kortere toegangstijden en veiligere zorg met een hogere patiënttevredenheid. Tegelijkertijd resulteert digitalisering door betere stroomlijning in een lagere werkdruk en hogere medewerkerstevredenheid. Zorgverzekeraars zoals CZ stellen digitalisering zelfs als eis voor contractering.

Een kernpunt van toezicht in de zorg is het ‘van waarde blijven’ (bron: Governancecode Zorg 2022) van de organisatie ten behoeve van en met weging van belangen van alle stakeholders. De raad van toezicht heeft een cruciale taak bij de digitale transformatie. De vraag is hoe de raad toeziet op de digitale transformatie, welke rol de raad van toezicht heeft en hoe de raad van toezicht bijdraagt aan het succes van de digitale transformatie in de zorg. Om dit te onderzoeken is literatuur geraadpleegd - waaronder eerdere onderzoeken - en zijn interviews gehouden met vier ervaren toezichthouders van grote ziekenhuizen met de digitale transformatie in hun portfolio: Arjan in ’t Veld (BovenIJ), Lea Bouwmeester (Antonius), Lies van Gennip (Albert Schweitzer) en Saskia Vlaar (Noord West). Op basis hiervan is de rol en taak van toezicht met de bijdrage van de raad van toezicht aan het succes van de digitale transformatie in ziekenhuizen beschreven.

Vier niveaus van verandering

De urgentie van digitalisering is evident. De rol van de raad van toezicht in de digitale transformatie is het bewaken dat de organisatie van waarde is en blijft. Dit vraagt om digitaal transformeren door het maximaliseren van de kansen en het minimaliseren van de risico’s ten behoeve van continuïteit en kwaliteit. Toezicht speelt op verschillende niveaus van de verandering: de basis van een veilige verandercultuur, de aanwezigheid van voldoende kennis en kunde voor de verandering, de verandering met op de agenda hebben en aandacht geven en de beweging vervolgens borgen. Op alle niveaus gaat het om het toezicht houden op de organisatie maar ook over de raad van toezicht zelf.

urgentie digitale transformatie

Figuur 1 Taak voor toezicht op niveaus van verandering

De veilige verandercultuur

Een veilige verandercultuur die echt open staat voor verandering is de basis of grond voor digitale transformatie. Het is belangrijk dat er in de organisatie motivatie aanwezig is om te digitaliseren. Dit kan de visie van het bestuur zijn of een verzameling experimenten. Digitaal transformeren vraagt om continu ontwikkelen en leren, om over de eigen grenzen heen kijken en over de eigen schaduw heen stappen. Het is belangrijk om in de hele organisatie vertrouwen te winnen, draagvlak en vertrouwen te creëren en effectiviteit van verandering te bewijzen. Een mooi voorbeeld van een veilige leeromgeving is het Montessorionderwijs, met als kern: ‘Help mij het zelf te doen.’

Erkenning noodzaak en aandacht

De raad van toezicht kan hier een actieve rol in spelen. De eerste stap is dat de raad van toezicht de noodzaak van de digitale transformatie erkent en begrijpt. En dat de raad van toezicht de verandercultuur en de effectiviteit van verandering aandacht geeft. Toezichthouders gaven aan niet altijd goed te worden gehoord of verstaan, dus dit vraagt om een kwetsbare opstelling, herhaling, uitleg en een lange adem.

Dilemma’s en risico’s adresseren

Een tweede stap is om hier samen met het bestuur, leidinggevenden en stakeholders een gezamenlijk urgent probleem of uitdaging van te maken en hier vorm aan te geven. In een verdiepend gesprek waarin dilemma’s en risico’s worden geadresseerd kan men samen tot een gemeenschappelijk concreet beeld komen. Volgens verschillende toezichthouders versterkt dit losse projecten of experimenten die zo samenkomen en een plaats krijgen. In de reguliere toezichthoudende rol kan de raad voorbeeldgedrag voor verandering laten zien. Toezichthouders kunnen ook als ambassadeur domein overstijgend werken.

Werving nieuwe mensen

Een derde stap is toe te zien op het aantrekken van nieuwe mensen die open staan voor verandering binnen de organisatie om de digitale transformatie te versnellen. De raad van toezicht kan hier bij de werving van bestuurder rekening mee houden. Indien gewenst kan de raad van toezicht meedenken bij de werving van leidinggevenden.

Rug recht houden

In deze rol kan de raad van toezicht succesvol bijdragen door:

een nieuwsgierige, lerende, open, respectvolle en kwetsbare opstelling;
denken en opereren in netwerken en dynamische, domein-overstijgende sturing en samenwerking (ook publiek-privaat) die meerwaarde creëert;
geduld, blijven herhalen, uitleggen en volharden;
lef tonen en rug recht houden bij confrontatie met lastige zaken.

Eventueel kan de raad van toezicht experimenteren met mogelijke nieuwe vormen van toezicht zoals een kernraad van toezichthouders als werkgever met een schil van toezichthouders als sparringpartner, ambassadeur en toezichthouder.

Door als raad van toezicht een rol te nemen in de ontwikkeling van de veilige verandercultuur ligt de focus op de kansen van digitale transformatie en het minimaliseren van het risico dat digitale transformatie vastloopt door vrees voor verandering en effectiviteit. Deze focus op de kansen van de digitale transformatie is volgens verschillende geïnterviewde toezichthouders broodnodig.

Het digitaal DNA

Op de veilige verandercultuur als grond voor de digitale transformatie, groeien digitale kennis en ervaring die nodig zijn voor de digitale transformatie. Een transformatie vraagt om een nieuwe manier van kijken, om nieuw denken en nieuw doen. Patiënten komen met vragen bij zorgverleners in de eigen organisatie maar ook bij hun huisarts of paramedicus. Het gaat over een verandering over de volle breedte en in iedere laag van de organisatie, die tot stand moet worden gebracht in samenwerking met partners in het netwerk. Relevante kennis en ervaring over vernieuwing en digitalisering moet aanwezig zijn: deze kan worden ontwikkeld of van buiten naar binnen worden gebracht.

Leerervaring delen

Om als raad van toezicht te kunnen sparren met de raad van bestuur en goed toezicht te kunnen houden op de digitale transformatie is gerichte kennis en ervaring nodig. In de raad van toezicht is fatsoenlijke basiskennis van verandering en digitalisering nodig die courant wordt gehouden met permanente educatie. Alle toezichthouders gaven aan onderling en met het bestuur actief kennis te delen in WhatsApp-groepen, bezoeken en bijeenkomsten (vaak met externe sprekers). Daarbij helpt het als toezichthouders al door verschillende digitale transformaties zijn gegaan en hun leerervaringen kunnen delen. Voor hun inbreng is niet zozeer de diepte nodig, maar de breedte. Expertise als cybersecurity en privacy kan worden ingeschakeld en is niet nodig in de raad van toezicht.

Kennis over digitalisering beperkt

Toezichthouders beoordelen in enquêtes gehouden door de Nederlandse Vereniging voor Toezicht in de Zorg (NVTZ) en adviesbureau M&I het kennisniveau, met name van andere toezichthouders, op het gebied van innovatie en digitalisering als beperkt.

kennis innovatie

Figuur 2 Onderzoek kennis innovatie en/of digitalisering in raad van toezicht

Portefeuille digitale transformatie

Steeds vaker benoemt de raad van toezicht een specifiek lid met een portefeuille digitale transformatie. Het benoemen van een specialist brengt de benodigde kennis en ervaring maar wel met het gevaar dat deze wordt geïsoleerd in de raad.

specifiek lid

Figuur 3 Specifiek lid met portefeuille digitalisering en/of innovatie

Maak digitalisering onderdeel zelfevaluatie

Naarmate het transformatieproces vordert, wordt de collectieve rol van de raad van toezicht en daarmee de kennis en ervaring binnen de hele raad belangrijker. Dus is het goed als dat de digitale transformatie vast onderdeel is van de zelfevaluatie. Op dit moment besteedt 32% van de raden van toezicht tijdens de zelfevaluatie altijd aandacht aan toezicht op digitalisering en ICT (Bron: Toezicht op digitalisering en ICT in de zorg, M&I, 2023).

Trends delen in WhatsApp-groep

Om succesvol bij te dragen aan het digitaal DNA door kennisontwikkeling en delen van ervaring kan de raad van toezicht ook samen met de raad van bestuur:

trends delen, bijvoorbeeld in een WhatsApp-groep;
uitwisseling met anderen bijvoorbeeld door bezoeken en bijeenkomsten;
permanente educatie, sprekers uitnodigen en experts inschakelen;
aandacht voor vernieuwing en digitalisering in de zelfevaluatie.

Op de agenda met blijvende aandacht

Op de grond van de veilige verandercultuur kan met kennis en ervaring de digitale transformatie vorm krijgen. Belangrijk is dat de digitale transformatie integraal onderdeel is van de visie en strategie, dat deze structureel op de agenda staat, dat er voldoende mensen en middelen zijn voor de digitale transformatie en dat risico’s worden geïnventariseerd en gemitigeerd.

De raad ziet toe op de blijvende waarde van de organisatie door toezicht op:

strategie, nieuwe businessmodellen en roadmap van digitale ontwikkelingen;
financiering, investeringsruimte voor digitale vernieuwing in relatie tot vastgoed en apparatuur (exploitatie) en opbrengsten van de nieuwe zorgvormen;
actieve betrokkenheid van stakeholders zoals patiënten en zorgverleners met een sleutelrol bij het adopteren van nieuwe digitale technologieën en zorgprocessen;
basis op orde: standaarden, software, datamanagement, privacy en beveiliging;
risico-inventarisatie en plannen voor mitigeren van risico’s, ethiek en databeheer.

Blijf aan morgen denken

Geïnterviewden geven aan dat punten als privacy vaak op de agenda staan in de auditcommissie of de commissie kwaliteit en veiligheid. Alle geïnterviewden geven aan dat de digitale transformatie integraal moet worden geagendeerd. Ook wanneer er een crisis is of andere zaken vandaag aandacht vragen, is het belangrijk aan morgen te blijven denken. Soms vallen bezwaren in een crises weg. De ervaring is dat het helpt om van de sprint een marathon te maken en de korte-termijnbeweging die nodig is aan de lange-termijnrichting bij te laten dragen.

Uit enquêtes van de NVTZ, M&I en Saskia Vlaar en Niels van Tent blijkt dat minder dan de helft van de raden van toezicht hun visie op toezicht op digitalisering en ICT heeft geëxpliciteerd. De ruime meerderheid vindt dat digitalisering en ICT een vast item op de vergaderagenda moeten zijn (Bron: Toezicht op digitalisering en ICT in de zorg, M&I, 2023). Dit is nu dus nog niet het geval.

agendapunt

Figuur 4 Digitalisering en innovatie op de agenda van de raad van toezicht

Formeer commissie of topic-team

Zowel uit de literatuur als de interviews komt naar voren dat het formeren van een commissie digitalisering, transformatie of innovatie helpt om het transformatieproces intensief te volgen. Dit kan ook een minder formeel topic-team voor digitale transformatie zijn. De commissie of het topic-team volgt de digitale transformatie en brengt lessen en ervaringen in. Cruciale onderwerpen worden voor bespreking door de voltallige raad geagendeerd.

Om digitale transformatie met blijvende aandacht op de agenda te houden helpt:

maak digitale transformatie vast agendapunt van de raad van toezicht;
integreer digitale transformatie expliciet in visie op toezicht;
formeer commissie of topic-team digitale transformatie.

De beweging en de borging van de digitalisering

Als de uitgangspunten voor de digitale transformatie aanwezig zijn, is het belangrijk de beweging te maken en te borgen. Voor de beweging zijn de boegbeelden, beeldvorming en communicatie cruciaal, met name bij de zorgverleners. Vaak begint een beweging met een coalition of the willing. De beweging wordt gemaakt met mensen uit iedere laag van de organisatie, de mensen over wie het gaat. Om te veranderen en de transformatie te borgen krijgen de mensen die willen vernieuwen zeggenschap en verantwoordelijkheid om te bewegen.

Waarom loopt beweging vaak vast?

De beweging kan om verschillende redenen vastlopen zoals:

doordat deze te groot wordt, bijvoorbeeld door alle aanwezige data te willen inventariseren of door met de hele organisatie te willen beginnen;
door processen helemaal in te richten op mensen die niet mee kunnen komen (zorg wel dat er een plek is om deze mensen op te vangen);
doordat risico’s de kansen overschaduwen.

De beweging vraagt om tijd en volharding. Microsoft-oprichter Bill Gates, een van de meest succesvolle vernieuwers, zei hierover: ‘Success usually comes after a lot of trial and error and a lot of failures. Successful individuals are those who have the patience to stick through all the frustrating moments along the way.’

Daarnaast hebben sommige organisaties de neiging om bedreigende zaken zoals cybersecurity klein te houden. Het is belangrijk de beweging goed te monitoren en te borgen, waarbij het belangrijk is dat losse programma’s, projecten of experimenten samen komen en een plaats krijgen in de organisatie.

Het goede gesprek voeren

De rol van de raad van toezicht is om toe te zien op de beweging en de borging van de digitale transformatie. Toezichthouders noemen hier het belang van het goede gesprek voeren, en niet in details treden en op de stoel van de bestuurder te gaan zitten.

Als de transformatie te hard gaat, dan is er ruimte om te reflecteren en om een pas op de plaats te maken. Als de transformatie te langzaam gaat, dan is er ruimte om te prikkelen en een sprong voorwaarts te maken. Alle toezichthouders geven aan dat een gezamenlijke opleiding of masterclass met het bestuur een goed startpunt is voor een beweging.

Blijf erbovenop zitten

Als het gebrek aan vooruitgang of scenario’s wordt gecamoufleerd zoals door het geven van veel complexe informatie, is het aan de raad van toezicht om focus te houden en er bovenop te blijven zitten bijvoorbeeld door kritische vragen te blijven stellen en het onderwerp periodiek te agenderen. Naarmate de digitale transformatie vordert, verschuift het accent naar monitoring en borging, ook van de maatschappelijke impact.

De raad kan succesvol op de beweging en borging toezien door:

het deelnemen aan opleidingsdagen, masterclasses of andere opleidingen, gezamenlijk met het bestuur;
het goede gesprek voeren, ook zonder agenda of opvolging in acties of taken, geef ruimte voor reflectie en experimenten;
het houden van focus op voortgang en borging in organisatie via digi-dashboards, gesprekken, commissies, rapportages en het blijven stellen van kritische vragen.

Conclusie en samenvatting

De raad van toezicht kan absoluut bijdragen aan het succes van de digitale transformatie in de zorg en daarmee de langetermijnwaardecreatie van de zorgorganisatie. Samengevat kan de raad van toezicht in de vier niveaus van de transformatie de volgende aanbevelingen ter harte nemen:

aanbevelingen

Figuur 5 Aanbevelingen succesvolle bijdrage van de raad van toezicht aan de digitale transformatie

Digitalisering moet integraal onderdeel toezicht worden

In het begin van de digitale transformatie draagt de raad van toezicht vooral bij aan de veilige verandercultuur, het digitaal DNA en het op de agenda krijgen van de digitale transformatie. In deze beginfase kan de digitale transformatie belegd worden bij een toezichthouder, in een portefeuille of een commissie om te zorgen dat deze op de agenda staat. En om te zorgen dat hier aandacht voor is bij het benoemen en ontwikkelen van mensen in de organisatie. Naarmate de digitale transformatie vordert verschuift het accent naar het monitoren en borgen van de digitalisering als integraal onderdeel van de organisatie en het toezicht.

Hiervoor is het belangrijk dat er kennis van en ervaring met digitale transformatie in de raad van toezicht is. Ervaring met digitale transformatie is belangrijker dan gespecialiseerde ICT-kennis, hiervoor kan de raad van toezicht experts inschakelen, zoals op het gebied van gegevensbescherming. Naarmate digitalisering integraal onderdeel wordt van de organisatie zal de hele raad van toezicht kennis van digitale zorg moeten hebben.

Focus op kansen

De focus moet liggen op de kansen van digitalisering. In een digitale transformatie experimenteert en leert de organisatie. De raad van toezicht kan deze ruimte helpen creëren door het organiseren van educatie of open gesprekken, samen met het bestuur. Hierbij is het belangrijk dat er open gebrainstormd kan worden zonder dat dit direct leidt tot verplichtingen of acties. Natuurlijk is er vervolgens ook aandacht voor de risico’s en de verankering.

Sanne Gooskens schreef dit artikel als eindopdracht voor de Leergang Board Potentials van NR Governance.

Klik hier voor contact met Sanne Gooskens.

Bronnen