Hoe houd je als rvc of rvt toezicht op grensoverschrijdend gedrag?

Sociale veiligheid vereist een betrokken en goed geïnformeerde rvc/rvt, die erop toeziet dat het beleid wordt geïntegreerd in de bedrijfsvoering, de resultaten nauwgezet monitort en waar nodig op de rem trapt om overhaast en ondoordacht ingrijpen te voorkomen. Een analyse van Paul Werker, finance manager bij Shell, bestuurslid van de Haagse VVD en aankomend commissaris.   

Grensoverschrijdend gedrag staat volop in de belangstelling. Vormen van gedrag die in het verleden wel acceptabel waren, zijn dat nu niet meer. Wat op gang is gekomen met het overwaaien van het #metoo-fenomeen uit de Verenigde Staten, is overgegaan in een breder maatschappelijk debat over grensoverschrijdend gedrag en sociale veiligheid op de werkplek. De afgelopen jaren zijn er verschillende geruchtmakende zaken aan het licht gekomen, waaronder bij talentenshow The Voice of Holland.

Met de opkomst en invloed van sociale media is er een relatief nieuw, effectief middel om grensoverschrijdend gedrag aan de kaak te stellen. Waar het misgaat, worden organisaties en individuen sneller publiekelijk ter verantwoording geroepen. Als daarbij de indruk bestaat dat er niet of te laat is ingegrepen (het welbekende too little, too late) kan dit verregaande gevolgen hebben voor de reputatie van personen en organisaties. Bovendien moeten beursgenoteerde bedrijven vanaf 1 januari 2024 voldoen aan de Corporate Sustainability Reporting Directive. De nieuwe regels verplichten bedrijven tot het rapporteren over duurzaamheid, waaronder sociaal beleid.

Sociale veiligheid heeft zich daarmee ontwikkeld tot een belangrijk toezichtthema. Welke rol ligt er voor de raad van commissarissen of raad van toezicht (rvc/rvt) bij het borgen daarvan binnen de organisatie?

De juiste definitie

Organisaties zijn wettelijk verplicht om medewerkers een veilige werkomgeving te bieden. Het inrichten en mogelijk maken van een veilige werkomgeving is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur (rvb) van een organisatie. De rvb is verantwoordelijk voor het bepalen van strategie en beleid en het behalen van de daaruit voortvloeiende doelstellingen. Er ligt ook een belangrijke rol voor de raad van commissarissen of raad van toezicht (rvc/rvt) in het borgen van sociale veiligheid.

Psychosociale belasting

Alie Kuiper is expert op het gebied van tegengaan van ongewenste omgangsvormen op het werk. Hoe kunnen we volgens haar sociale veiligheid definiëren? ‘Rond de thematiek bestaan verschillende definities en termen, waaronder sociale veiligheid en grensoverschrijdend gedrag, aldus Kuiper. ‘Deze worden door elkaar gebruikt. Al was het maar om niet steeds hetzelfde woord te gebruiken. Wat eronder verstaan wordt is uiteindelijk psychosociale belasting. Hieronder valt bijvoorbeeld werkdruk, maar ook pesten. Binnen deze definities past veel, maar niet alles. Bij grensoverschrijdend gedrag begint het met de vraag: Wat ervaren mensen als ongewenst?’

In de Arbowet staat dat de werkgever verplicht is om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of, wanneer dit niet mogelijk is, te reduceren. (Als er sprake is van ongewenste omgangsvormen of hoge werkdruk, kan dit stress teweegbrengen en lichamelijke, psychische en sociale klachten veroorzaken.) ‘Toezichthouders dienen basiskennis te hebben van de materie’, stelt Kuiper. ‘Ze moeten weten wat de wettelijke verplichtingen zijn.’

De juiste middelen

Er is een aantal middelen waarvan de rvc/rvt gebruik kan maken om de rol als toezichthouder te vervullen. Dat begint met kennis en informatie. Kuiper: ‘De eerste stap die de rvc/rvt kan zetten is het investeren in kennis over de materie. Als je niet weet waar het over gaat, kun je er ook niet toezicht op houden. En: wil je alleen via de bestuurder informatie ophalen? Of heb je als toezichthouder voelhorens elders in de organisatie? Op die manier is het mogelijk om meer informatie te verzamelen, zonder daarbij op de stoel van de bestuurder te gaan zitten.’

Stel vragen aan vertrouwenspersonen

Het contact van de rvc/rvt met de vertrouwenspersoon (of bijvoorbeeld de bedrijfsarts) is een voorbeeld van een dergelijke voelhoorn. Daarbij kunnen toezichthouders verschillende vragen stellen, geeft Kuiper aan: ‘Wat voor meldingen komen er binnen bij vertrouwenspersonen ? Zit er een rode draad in de meldingen? Hoe loopt het af met de melders? Verlaten zij de organisatie? En als dat zo is: is het dan wel veilig om iets aan te kaarten?

Risico-inventarisatie en -evaluatie

Een ander voorbeeld van bruikbare data is de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)’, aldus Kuiper: ‘Wordt er in de organisatie een RI&E gedaan? De helft van bedrijven in Nederland heeft geen RI&E en van die andere helft heeft een groot deel geen inschatting van de psychosociale arbeidsbelasting. En als zij deze wel hebben, gaat het voornamelijk over werkdruk en niet over omgangsvormen.’

Voorlichting en onderricht

Voorlichting en het geven van onderricht vormen andere cruciale aspecten om toezicht op te houden. Maar ook deze houden verband met de RI&E, aldus Kuiper. ‘Voorlichting en onderricht lukken niet als de risico’s niet juist in kaart zijn gebracht. Vaak is dat niet in orde. Dan moet de rvc/rvt het bestuur daarop aanspreken. Los van dat je niet aan de wet voldoet, laat je zo veel kansen liggen om aan preventie te doen.’

De juiste opzet

Een mogelijk risico in het vormen van beleid rondom sociale veiligheid (en toezicht houden daarop) is de zogenaamde afvinkmentaliteit. Hoe kan deze worden tegengegaan? Kuiper: ‘Je moet een visie ontwikkelen waarom je sociale veiligheid als organisatie belangrijk vindt. Het moet een integraal onderdeel vormen van hoe je de organisatie inricht. Als je het niet integreert in je strategische doelen en processen, inclusief het beleggen van taken en verantwoordelijkheden, krijg je niet de gewenste effecten. De redenen om sociale veiligheid te willen borgen kunnen rechttoe-rechtaan zijn: ziekteverzuim wordt bijvoorbeeld vaak door psychosociale belasting veroorzaakt.’

De urgentie zal voor sommige organisaties hoger zijn dan voor anderen, stelt Kuiper. ‘Voor sommige bedrijven zal dit een license to operate-element worden: als er geen veilig werkklimaat wordt mogelijk gemaakt, kom je op slechte lijstjes.’

De juiste mensen

Een andere belangrijke bijdrage kan de rvc/rvt leveren vanuit de werkgeversrol. Om beleid rondom sociale veiligheid vorm te geven, dienen leidinggevenden (de rvb, maar ook de laag daaronder) over de juiste competenties te beschikken. Kuiper:

’Leidinggevenden vormen de belangrijkste buffer. Zij dienen toegerust te zijn om die taak uit te voeren. Het management is verantwoordelijk voor het vormen van beleid. Daar horen competenties bij. De toezichthouder kan definiëren wat het bestuur zou moeten weten (en kunnen) qua competenties. Daarna kan worden nagegaan of de rvb verantwoordelijkheid heeft genomen: door de verandering voor te leven en door integratie ervan in de dagelijkse bedrijfsvoering. Tot slot kan de rvc/rvt helpen om te identificeren waar de gaten in kennis zitten en wat de rvb bij moet leren. Dit kan tot een belangrijk kernpunt worden gemaakt in de functioneringsgesprekken met het bestuur.’

De juiste kennis

Naar aanleiding van de maatschappelijke onrust rondom (seksueel) grensoverschrijdend gedrag is in 2022 (voor een periode van drie jaar) Mariëtte Hamer benoemd als onafhankelijk regeringscommissaris seksueel grensoverschrijdend gedrag en geweld. De recent uitgebrachte handreiking Meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer is buitengewoon lezenswaardig en een uitstekende manier voor bestuurders en toezichthouders (geheel in lijn met Kuipers advies) om kennis over de materie op te doen. (Hoewel het rapport is toegespitst op seksueel grensoverschrijdend gedrag, is deze zonder meer bruikbaar vanuit een meer algemeen perspectief t.a.v. grensoverschrijdend gedrag en sociale veiligheid.)

Onafhankelijk, correct en menselijk

Zo kan de rvc/rvt het document bijvoorbeeld gebruiken in de rol als toezichthouder (bij bestaand beleid), of als sparringpartner (waar beleid ontbreekt). De handreiking definieert verschillende fasen die organisaties helpen om de complexiteit van het ontvangen en verwerken van meldingen in goede  banen te leiden. De regeringscommissaris heeft oog voor zowel melders, als beschuldigden en anderen in de organisatie. Want als een onderzoek niet onafhankelijk, correct en menselijk wordt uitgevoerd, bestaat er het risico dat de persoonlijke en professionele schade (of: de pijn en het verdriet) verder wordt vergroot.

Escalatieladder

Een belangrijk inzicht uit de handreiking is dat bij het kiezen van interventies sprake is van een escalatieladder. Waar organisaties soms snel kiezen voor een onderzoek door een extern bureau, is dat een zwaar middel. Afhankelijk van de situaties zijn andersoortige interventies mogelijk. De handreiking biedt aanknooppunten voor het inrichten van processen op een wijze waarbij de interventie wordt afgestemd op de situatie. De rvc/rvt kan hierbij optreden als sparringpartner om de gevoelde urgentie bij de rvb in de juiste banen te leiden.

Inspiratie uit kunst- en cultuursector

In de afgelopen jaren zijn er verschillende initiatieven geweest om de sociale veiligheid in de kunst- en cultuursector te bevorderen. Dit is te verklaren vanuit de bijzondere (werk)omgeving binnen kunst en cultuur, waarbinnen risico’s bestaan die sociale onveiligheid kunnen vergroten. In het licht van het belang van de eerdergenoemde RI&E voor de rvc/rvt, is het interessant om de zes risicofactoren te overwegen die worden genoemd in de adviesbrief Ongehoord Geluid:

1. veel informele contacten;
2. grote statusverschillen;
3. een competitieve sfeer;
4. relatief grote baanonzekerheid;
5. de betrokkenheid van publiek als derde partij;
6. het gedoogeffect van artisticiteit.

Hoewel mogelijk niet alle risicofactoren te vertalen zijn naar andere organisaties en sectoren (zoals punt 5), bieden deze mogelijk aanknopingspunten voor rvc’s/rvt’s bij een gesprek over de RI&E.

Een ander interessant document is Veilig de vloer op. Beleidskader voor het maken van sociaal veiligheidsbeleid in de podiumkunsten. Dit biedt verdere inzichten in hoe sociaal veiligheidsbeleid kan worden vormgegeven aan de hand van zes onderdelen en hoe de verschillende lines of defence georganiseerd kunnen worden. Hierbij vormen interne toezichthouders de derde lijn, na het management (eerste lijn) en de hulpstructuren (bijvoorbeeld vertrouwenspersonen: tweede lijn).

Conclusie: gas geven én remmen

De rol van de rvc/rvt is onontbeerlijk in het borgen van sociale veiligheid binnen organisaties. Dit kan op verschillende manieren: als toezichthouder, als werkgever en als sparringpartner. Het optimaal vervullen van die rollen vraagt om het opdoen van voldoende materiekennis.

Het toenemende belang van sociale veiligheid vereist dus een betrokken en goed geïnformeerde rvc/rvt, die erop toeziet dat het beleid rondom sociale veiligheid volledig wordt geïntegreerd in de inrichting van de organisatie en in de bedrijfsvoering en de resultaten nauwgezet monitort. En die waar nodig op de rem trapt, om overhaast en ondoordacht ingrijpen te voorkomen. Op die manier kunnen toezichthouders bijdragen aan een veilige cultuur waarin oog is voor de ander én voor elkaar.

Paul Werker schreef dit artikel als eindopdracht voor de Leergang Board Potentials van NR - de governance expert.

Klik hier voor contact met Paul Werker.

Geraadpleegde literatuur

Commissie Corporate Governance, De Nederlandse Corporate Governance Code 2022.

Drs Stijn Klarenbeek, 2022, Onderzoeksrapport sociale veiligheid in de Rotterdamse kunst- en cultuursector, vu.nl

Jacobina Brinkman, 2023, ‘Spreek bestuurders aan op sociale veiligheid’, nrgovernance.nl

NR Governance, 2021, Toolkit commissariaat - Zinvol toezicht begint met inzicht.

Nederlandse Associatie voor Podiumkunsten, 2021, Veilig de vloer op - Beleidskader voor het maken van sociaal veiligheidsbeleid in de podiumkunsten, napk.nl

Monique van der Meer, 2023, Hoog op de agenda, nrgovernance.nl

Regeringscommissaris seksueel grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld, Handreiking - Meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag, rcgog.nl

Regeringscommissaris seksueel grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld, Impactoverzicht seksueel grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld, rcgog.nl

Rotterdamse Raad voor Kunst en Cultuur, 2022, Ongehoord geluid, rrkc.nl