Zijn de kattenluikjes dichtgespijkerd?

Integriteit
Topcommissarissen over het voorkomen van fraude

Fraude komt vaak als een sluipwesp de organisatie binnen. Hoe kun je dat als commissaris voorkomen? BDO organiseerde een rondetafelgesprek over die vraag. Over het uitpluizen van de managementletter, cultuur als core business en alert zijn op de kerstborrel.

Kun je ontslagen worden voor het verduisteren van vijftig eurocent? De rechter gaf onlangs uitsluitsel. Het antwoord, in het geval van een medewerkster van een espressobar: Ja, dat is een gegronde reden voor ontslag. De rechter meende dat het vertrouwen na de verduistering zoek was en dat het dan niet uitmaakt dat het maar om een heel klein bedrag gaat. En passant werd daarbij ook nog verwezen naar eerdere jurisprudentie, waarin het ging om het verduisteren van wat spaarzegels, een pakje shag of een potje lippencrème. De uitspraak tekent een van de dilemma’s waarmee organisaties worden geconfronteerd zodra het over fraude gaat.

Sluipwesp in vizier krijgen

Ga er maar aan staan als commissaris. Een van de taken is om de risico’s van fraude goed in de gaten te houden. Maar waar je dat bij andere toezichtthema’s met een redelijk grove kam kunt doen, is dat bij frauderisico’s eigenlijk niet voldoende. Want fraude is bijna altijd een sluipwesp: het begint klein en onschuldig, maar krijgt gaandeweg enorme proporties, zo laten tal van (boekhoud)schandalen zien. Het is zaak om die sluipwesp al vroeg in het vizier te krijgen. Fraude is dan ook geen eenvoudig thema voor de commissaris. Gelukkig hoeft deze bepaald niet machteloos aan de zijlijn te staan, zo blijkt tijdens het rondetafelgesprek. Er zijn wel degelijk ‘knoppen’ waaraan je kunt draaien om de risico’s te beheersen.

Administratieve organisatie op orde?

Paul Smits, onder meer president-commissaris RET NV Rotterdam en voorzitter raad van commissarissen Deerns NV, legt uit hoe hij dit ziet. ‘Als commissaris kun je niks doen aan het aspect druk of verleiding. Dat geldt ook voor het aspect rationalisatie. Dus het enige waar je als commissaris naar kunt kijken is de gelegenheid. Mijn conclusie: je moet vaststellen dat de administratieve organisatie goed op orde is. Of de kattenluikjes zijn dichtgespijkerd. En daarbij kun je bijvoorbeeld prima gebruikmaken van het werk van de accountant. Pluis de managementletter maar goed uit.’

Integriteit als toverwoord

Aloy Soppe, onder andere hoofddocent juridische faculteit Erasmus Universiteit, is het er volstrekt mee oneens dat je als commissaris geen invloed hebt op de twee andere factoren. ‘Het gaat in mijn ogen juist om de gedragscultuur waarbinnen fraude kan plaatsvinden. En daar kun je als commissaris niet aan voorbijgaan. De tijdgeest is enorm veranderd en de maatschappij is het zat om elke keer met fraude te worden geconfronteerd. Daarom zie ik het stimuleren van de juiste cultuur binnen een organisatie als de core business van de commissaris. Een cultuur waarbinnen fair business mogelijk is. Integriteit is het toverwoord.’

Narrige rol

Wat kan de commissaris wél echt doen om de frauderisico’s te verminderen? Peter Diekman, partner bij BDO: ‘Een commissaris moet een wat narrige rol durven spelen. Het is vaak fout gegaan daar waar hij of zij te veel a friend of the family was geworden ten opzichte van het bestuur. Er is bij commissarissen meer zelfreflectie nodig over hun rol. Een goede narrige rol begint met die zelfreflectie.’

Mooie sigaar

Jacqueline Rijsdijk, onder meer commissaris bij Deloitte en voorzitter van de raad van toezicht van Triodos Fair Share Fonds, is het daarmee eens, maar wijst er wel op dat de manier waarop de commissaris zijn of haar rol vervult al enorm is veranderd. Ze herkent uit haar praktijk geen commissarissen die als ‘friend of the family’ een mooie sigaar met de voorzitter roken. ‘Maar dat neemt niet weg dat ik het helemaal met je eens ben dat commissarissen nadrukkelijker met elkaar moeten bespreken wat hun rol en taakopvatting is en daarbij ook kritisch moeten nagaan of ze daarvoor wel geschikt zijn. Ze moeten dat expliciet maken, bijvoorbeeld door evaluaties van het functioneren.’

Receptief zijn voor signalen (hoe klein ook)

Carla Smits-Nusteling, ondernemer, investeerder en onder meer commissaris van Tele2 en ASML, kan zich daar prima in vinden. Ze heeft ook adviezen over de ‘knoppen’ waar je als commissaris aan kunt draaien: ‘Receptief zijn voor signalen, hoe klein die ook zijn. Bedenk dat het voor niemand eenvoudig is om vermoedens van fraude op tafel te leggen, al is het maar omdat er dan een heel circus op gang komt. Het is vaak echt een hete aardappel. Dus zodra er een “dingetje opkomt”, een fout grapje wordt gemaakt of iets dergelijks, dan moet je daar direct op duiken en doorvragen.’ Rijsdijk bevestigt dat: ‘En die signalen kun je overal zien. Bij wijze van spreken op de kerstborrel.’

Invloed van targets

Soppe: ‘Een zeer competitieve omgeving kan ook een indicatie zijn. Als mensen onder grote druk staan om hun targets te behalen, dan vergroot dat het risico dat ze grenzen overgaan. Dat is ook typisch iets waar je als commissaris goed zicht op kunt krijgen en op kunt sturen.’ Smits: ‘Tegelijkertijd claimt elk zichzelf respecterend beursfonds dat men het beter gaat doen dan de peers. Dat is haast een wetmatigheid. Waar ik wel een duidelijk risico zie, is als een bedrijf in korte tijd een flinke internationale expansie doormaakt met overnames. Dan is er sprake van een Götterdämmerung: er is opeens op alle fronten beweging en verandering. En dan duurt het meestal een paar jaar voordat de processen goed zijn opgetuigd.’

Soms liever wegkijken

Terug naar het handelingsperspectief voor de commissaris. Een andere ‘knop’ is het auditplan van de accountant. Smits-Nusteling: ‘Daar kun je als commissaris actief in sturen als je het gevoel hebt dat dat nodig is. Als jij onzeker bent over de activiteiten in Mexico, dan kun je de accountant vragen om daarheen te gaan. Ook als het qua volume een te verwaarlozen deel van de business is.’ En dan is er nog een ander soort handelingsperspectief: wat te doen als er inderdaad sprake is van (een vermoeden van) fraude? Diekman omschrijft het als ‘I smell a rat’: ‘Dan komt er opeens heel veel over je heen. Je moet als commissaris mensen gaan informeren, opdracht geven tot gerichte onderzoeken, in geval van beursfondsen ook de externe communicatie optuigen. Dat vereist veel lef.’ Smits-Nusteling: ‘Heel eerlijk? Commissarissen zouden soms liever wegkijken, er komt veel op je af. De dynamiek is ook elke keer weer anders en meer dan eens is er helemaal niks aan de hand. Je moet het echt met z’n allen aangaan, zonder van tevoren een strak stappenplan te hebben.’ Ook het simuleren van dergelijke gebeurtenissen in de vorm van een game met acteurs komt als optie op tafel. Soppe: ‘Zeker als je dat toepast vanuit het concept veil of ignorance, dus zonder zelf te weten in welke rol je zit, kan dat denk ik heel leerzaam zijn.’ 

Intrinsiek slecht?

Tot slot. Het gesprek laat zien dat het voorkomen van fraude een kwestie van en/en is: zowel de controleprocessen als de organisatiecultuur moeten op orde zijn. En er zijn tal van signalen waar je als commissaris scherp op kunt letten. Maar dan komt toch ook nog de vraag op of de typische fraudeur niet gewoon intrinsiek slecht is. Smits-Nusteling: ‘Ik heb vanuit mijn ervaringen maar een beperkte waarneming van n=3. Daarbij ging het om heel gemotiveerde mensen. En toch waren ze fout. Dus sommige mensen zitten gewoon niet goed in elkaar. Daar kan geen organisatiecultuur tegenop.’ Diekman: ‘Uit onderzoeken blijkt ook dat de typische fraudeur vaak een groot vertrouwen geniet in de organisatie. Het gaat om iemand van wie je het niet verwacht.’

Dit artikel is in iets aangepaste vorm eerder gepubliceerd in een speciale aflevering van De Dialoog over de rol van commissarissen en toezicht bij fraude.

Bij dit artikel hoort de checklist How to smell a rat van BDO. Deze fraudescan is te bekijken, downloaden en in te invullen via de rubriek Best Practice.  

 

 

Auteur(s)
Redactie
Dit artikel is gepubliceerd in
GU2015jun

Nationaal Register

Jan van Nassaustraat 93
2596 BR Den Haag
T 070-324 30 91
info@nationaalregister.nl

Volg ons op social media

Governance Update nieuwsbrief