Van papier naar praktijk
Op 7 september 2017 is de Corporate Governance Code 2016 wettelijk verankerd. De nieuwe code treedt met ingang van het boekjaar 2017 in werking. Bij het opmaken van het bestuursverslag van het boekjaar 2017 dient het bestuur van een beursgenoteerde vennootschap de beginselen van de nieuwe code dus toe te passen. Hugo Reumkens en Ben Wekker van Van Doorne belichten de concrete wijzigingen voor commissarissen in de code. Wat is relevant en wat springt het meest in het oog?
Allereerst is er een nieuw begrip ‘cultuur’ geïntroduceerd in de Code. Het bestuur dient voor de vormgeving te zorgen voor een ‘cultuur’ die gericht is op langetermijnwaardecreatie voor de vennootschap en de daarmee verbonden onderneming. De rvc dient ter zake toezicht te houden op de implementatie door het bestuur. Het begrip cultuur is een open norm en de tijd zal leren op welke wijze vennootschappen hier invulling aan zullen geven. De vereniging van beursgenoteerde ondernemingen geeft aan dat uit discussies met haar leden blijkt dat dit principe in essentie is terug te brengen tot de onderwerpen gedrag, integriteit en compliance. In de kern samengevat zullen het bestuur en de rvc openheid van zaken moeten geven en dienen zij open te staan voor kritiek.
Diversiteit
In de Code is nieuw opgenomen dat de rvc een diversiteitsbeleid opstelt voor zijn eigen samenstelling en die van het bestuur en, indien aanwezig, de samenstelling van een executive committee. De vennootschap zal het diversiteitsbeleid en de uitvoering daarvan moeten toelichten in de corporate governance verklaring van het bestuursverslag. Voor grote beursgenoteerde vennootschappen geldt met ingang van 13 april 2017 dat zij naar een evenwichtige verdeling van de zetels van het bestuur en de rvc dienen te streven (artikel 2:166 van het Burgerlijk Wetboek). Ten minste dertig procent van de zetels dient te worden bezet door vrouwen en ten minste een gelijk deel door mannen. Dit streven is in de wet vastgelegd, maar ook hiervoor kan de vennootschap het pas toe of leg uit-principe hanteren bij het samenstellen van het bestuursverslag.
Opvolging
Als aanvullende best practice-bepaling dient de raad van commissarissen er zorg voor te dragen dat de vennootschap beschikt over een gedegen plan van opvolging van bestuurders en commissarissen. Dit plan zal volgens de Code gericht moeten zijn op het in balans houden van de benodigde deskundigheid, ervaring en diversiteit. Ook moet de rvc zorg dragen voor een formele en transparante procedure voor het benoemen en herbenoemen van bestuurders en commissarissen. Naast de reeds verplichte jaarlijkse evaluatie van het functioneren van het bestuur door de raad van commissarissen, dient het bestuur ook voortaan zelf ten minste jaarlijks haar eigen functioneren te evalueren, zowel als collectief als ten aanzien van de individuele bestuurders.
Benoemingsduur
Voorts is er in de Code een wijziging aangebracht ten aanzien van de benoemingsduur van commissarissen. Voortaan kan een commissaris twee maal voor een periode van vier jaar worden benoemd. Na een periode van acht jaar kan in plaats van een derde benoeming van vier jaar, zoals het geval was, enkel nog twee maal een verlenging volgen van twee jaar. Deze herbenoemingen van twee jaar dienen daarbij te worden gemotiveerd in het verslag van de rvc. In de praktijk staat men kritisch tegenover de maximumtermijn van twaalf jaar, omdat bij het aftreden van een commissaris de nodige kennis en ervaring verloren gaat. Ook wordt de vereiste motivering van de laatste twee termijnen als belastend gezien.
Nevenfuncties
Nevenfuncties zullen in het vervolg vooraf door bestuurders en commissarissen moeten worden gemeld aan de rvc. De rvc zal deze nevenfuncties ten minste jaarlijks tijdens een vergadering bespreken. Daarnaast blijft de Code voor de samenstelling van de raad van commissarissen uitgaan van een onafhankelijke meerderheid, maar voorziet ten aanzien van dit onderwerp in een kleine verruiming. In het vervolg is meer dan één niet onafhankelijke commissaris met een aandelenbelang van meer dan tien procent toegestaan in de raad van commissarissen. De ratio daarvan is dat een dergelijk belang een teken zou zijn van lange termijn betrokkenheid en parallel lopende belangen van de betreffende commissaris. Interne audit Tot slot wordt in de Code de interne audit functie nadrukkelijker gepositioneerd. De interne auditor beoordeelt onder meer de opzet en werking van het risicobeheersingssysteem van de vennootschap. De raad van commissarissen wordt nauwer betrokken bij de benoeming, de beoordeling en het eventuele ontslag van de interne auditor. Mocht de vennootschap niet over een interne audit functie beschikken, dan is het aan de rvc om te beoordelen en nader toe te lichten of er adequate alternatieve maatregelen zijn getroffen.