Tussentijdse berichtgeving leidt tot groter tijdbeslag commissarissen

De aandacht voor kwartaal- en halfjaarcijfers is fors toegenomen. Hoe moet de commissaris deze cijfers beoordelen? En waar moet hij verder op letten? Een checklist van Bart van Beurden, Director Corporate Governance Ernst & Young Accountants.

De belangrijkste oorzaken voor de toename van tussentijdse berichtgeving in de afgelopen jaren, zijn de volgende:

  • De wens vanuit de markt dat ondernemingen transparanter zijn én frequenter naar buiten treden;
  • Een actievere toezichthouder, die zich nadrukkelijker is gaan bemoeien met de inhoud, de timing en de koersgevoeligheid van deze berichten;
  • De veranderende blik van de accounting standard setters: kwartaal- en halfjaarcijfers worden tegenwoordig gezien als afsluitingen, waarbij dezelfde uitgangspunten moeten worden gehanteerd als voor de jaarrekening;
  • De introductie van de SOX-wetgeving: Amerikaanse bestuurders moeten per kwartaal verklaren (SOX 302) dat er voldoende kwaliteit in de organisatie aanwezig is rondom alle (ook niet-financiële) berichtgeving en dat de tussentijdse berichtgeving waarheidsgetrouw is.

Deze sterke focus op tussentijdse berichtgeving leidt tot een groter tijdsbeslag voor commissarissen. Als er een auditcommissie is ingesteld, zal deze vaker bijeenkomen voor de kwartaal- en halfjaarcijfers. Maar ook de andere commissarissen zullen frequenter betrokken worden bij discussies over de vraag of bepaalde informatie al dan niet koersgevoelig is. Een aantal zaken kan met telefonische vergaderingen worden afgehandeld. De contacten met de externe accountant zullen frequenter worden en de gespreksonderwerpen zullen worden uitgebreid naar interne beheersing, veranderingen in de verslaggevingsregels, eisen van de externe toezichthouders, de uitkomsten van op verzoek ingestelde bijzondere onderzoeken naar specifieke bedrijfsonderdelen en de consequenties van belangrijke voorgenomen transacties.

Bij de voorbereiding en beoordeling van de halfjaarcijfers zijn de volgende vijf onderwerpen van belang voor de commissaris:

  • Beoordeel of de beloningssystemen van het (top) management geen ongewenst gedrag kunnen veroorzaken;
  • Stel regelmatig het beleid en de implementatie van de interne risicobeheersing- en controlesystemen aan de orde;
  • Ga na of de financiële berichtgeving consistent is met de eigen kennis van de operationele gang van zaken én met de niet-financiële berichtgeving van het management;
  • Vraag gedetailleerde informatie over de financiële berichtgeving, de interne beheersing, de kwaliteit van de ‘disclosure-organisatie’, de invloed van schattingsprocessen, de verwerking van materiële transacties, niet-overgenomen correcties van de externe accountant, et cetera.
  • Besteed aandacht aan alle externe uitingen van de onderneming, inclusief persberichten, analistenbijeenkomsten en gesprekken en uitkomsten daarvan met rating agencies.

www.ey.nl

Auteur(s)
Bart van Beurden
Dit artikel is gepubliceerd in
gu2006-05

Nationaal Register

Jan van Nassaustraat 93
2596 BR Den Haag
T 070-324 30 91
info@nationaalregister.nl

Volg ons op social media

Governance Update nieuwsbrief