Tijd voor reflectie

Checklist voor de anderhalvemeter organisatie

Nu de eerste stofwolken rond corona neergedaald lijken, is het tijd voor bezinning. Na de crisis en de eerste ingrepen, is het nu tijd om adem te halen en goed naar de toekomst te kijken. Kloppen onze plannen nog? Hoe houden we mensen betrokken bij de organisatie? De Berenschot corona checklist voor de anderhalvemeterorganisatie biedt houvast in roerige tijden. Ook voor toezichthouders.

Na de primaire crisis, merken ook Stephanie Wagenaar (senior consultant) en Rob de Groot (senior managing consultant) van Berenschot dat er weer andere vragen opkomen bij klanten. Waar het eerst ging over crisisbeheersing en iedereen (ook wijzelf) zich snel moest aanpassen aan het werken op afstand, merken ze dat er nu ook vragen komen over de middellange termijn. Stephanie Wagenaar: ‘Uit een enquête onder OR-voorzitters bijvoorbeeld bleek dat er steeds meer vragen kwamen over de middenllange en lange termijn. Wat als de stofwolken rond de crisis zijn gaan liggen? Hoe nu verder?’ Het bracht Berenschot ertoe een checklist te ontwikkelen voor de post-coronatijd. Rob: ‘Er liggen momenteel heel veel vragen bij organisaties. Maar waar begin je? Hoe houd je structuur? Wat pak je als eerste op? Onze checklist levert houvast in een tijd waarin organisatie zich herbezinnen op de nabije toekomst’ Stephanie: ‘Of we allemaal op 1,5 meter blijven leven op de lange termijn, weten we niet. Maar wel is duidelijk dat veel onderdelen uit het “nieuwe normaal” zullen blijven. Om voorbij alleen de 1,5 meter te kijken, kun je met de checklist de toekomst vormgeven op zoek naar meer wendbaarheid.’ Rob: ‘Ook handig voor toezichthouders. Die hebben ook sturing nodig. Welke vragen stel ik? Waar liggen prioriteiten?’

Richten, inrichten en verrichten

De checklist is opgebouwd uit drie delen: richten, inrichten en verrichten. In richten gaat het om de vraag: kloppen onze ambities nog wel? Stephanie: ‘Veel organisaties zijn het er wel over eens dat de plannen zoals die er lagen, niet realistisch meer zijn.’ De vragen uit de checklist voor ‘richten’, helpen om de juiste –strategische- vragen te stellen. Dan doemen vragen op als: wat betekent de 1,5 meter maatschappij voor mijn sector? Wat voor mijn klanten? Of: wat is de actieagenda voor komend half jaar? Rob: ‘De vragen helpen prioriteiten te stellen. Is een onderdeel op orde? Prima, niks aan doen. Volgende punt. Focus op de vragen die lastig zijn; waar je echt een antwoord op moet formuleren.’ Bij inrichten worden vragen gesteld over de inrichting van bedrijfsprocessen. Stephanie: ‘Voor een kantooromgeving gelden andere aanpassingen dan voor een productieomgeving of voor fysieke service. Onze checklist helpt je per bedrijfsproces de juiste vragen te stellen.’ Met regelmaat stilstaan bij de vragen uit de checklist draagt bij aan meer flexibiliteit, waardoor je als organisatie meer wendbaar wordt. Bij verrichten gaat het veel meer om de betrokkenheid van personeel. Stephanie: ‘Een mensgerichte pragmatische aanpak, met oog voor verschillende (interne) stakeholders, is cruciaal om de anderhalvemeterorganisatie te laten slagen. Medewerkers gaan pas echt mee in een verandering als zij betrokken zijn en de toegevoegde waarde ervaren. Draagvlak creëren staat dan ook centraal in alle stappen van de aanpak. Bij verrichten is het monitoren van het tempo en de effectiviteit van de verandering een continu proces.’ Rob: ‘De checklist biedt je structuur in de chaos van nu. Zie het als een soort draaiboek om alles op een rijtje te zetten. Waar moeten we nu echt bij stilstaan?’

Herontwerp in 4 maanden

Stephanie adviseert om in de volle breedte even tijd te nemen. ‘Haal adem en kijk wat nodig is. De checklist biedt een pallet aan vragen om je voor te bereiden op de komende tijd. Alle vragen die er kunnen zijn, gestructureerd op een rijtje.’ Tijd nemen ja, maar niet te lang. Daarom zit er in de checklist ook een ‘herontwerp in vier maanden’. Rob: ‘Normaal duren verandertrajecten lang, tot wel een jaar. In deze tijd duurt dat te lang. Moet je wendbaar zijn. We bieden binnen de checklist een gecomprimeerde aanpak zodat het sneller kan, maar toch alle stakeholders goed betrokken worden. Binding en draagvlak is juist nu belangrijk. En deze tijd biedt misschien ook wel kansen. Wat vroeger niet kon, blijkt opeens mogelijk. Denk aan vergaderen op afstand. Voor toezicht en bestuur kan dit ook best een tijd zijn om een veel flexibelere organisatie te bouwen.’. De checklist helpt erbij om je door de crisis te loodsen en weer vooruit te kijken.

Kijk hier voor meer info over de checklist en de checklist zelf.

Auteur(s)
Ronald Buitenhuis
Dit artikel is gepubliceerd in
GU2020jun

Verder in deze Governance Update

Onderzoek naar toezicht bij tussenholdings wil leerervaringen bundelen

Complexe toezichtrol in boeiend krachtenveld  

‘Sterk EQ nodig voor goede governance’

Adequate toezicht-interventies vergen een hoog emotionele intelligentie

Van bureaucratie naar vertrouwen

Zoomen en skypen: verlies van sensitiviteit ligt op de loer

Fraude juist nu op de rvc-agenda

Vijf aandachtspunten voor de commissaris

Tijd voor reflectie

Checklist voor de anderhalvemeter organisatie

Beeldenstorm

Governance Radar

‘Wereldwijde economie is weer nationaal geworden'

Hugo Reumkens over de “Nike Swoosh” en de gevolgen van corona

On Board

Commissarissen in het nieuws

Nationaal Register

Jan van Nassaustraat 93
2596 BR Den Haag
T 070-324 30 91
info@nationaalregister.nl

Volg ons op social media

Governance Update nieuwsbrief