Robotics en de accelerator voor datakwaliteit
Binnen de financiële sector wordt dit jaar sterk de nadruk gelegd op het verbeteren van datakwaliteit. Dit wordt nadrukkelijk ook vanuit de toezichthouder (De Nederlandsche Bank) gemonitord. Andere sectoren zullen snel volgen. Een bespiegeling door Patrick Vet, senior manager EY Data governance. Over onder meer de rol van robotics. Inclusief vijf vragen voor commissarissen om vinger aan de artificial intelligence-pols te houden.
Het verbeteren van het inzicht en stuurinformatie op diverse gebieden, vereist een goede kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie en onderliggende data. De basisinformatie moet betrouwbaar, up-to-date en op detailniveau raadpleegbaar zijn. Is dat niet het geval, lopen organisaties het risico dat (strategische) besluiten genomen worden op onvolledige en onjuiste informatie. Met alle gevolgen van dien. Het structureel verbeteren van de kwaliteit van data begint met de inrichting van het juiste Data Governance (DG) model. Geen enkele organisatie is gelijk, hetgeen ook geldt voor het DG-model. Zo zal een telecomprovider een ander DG model nodig hebben dan een bank.
DG/ CDO/ DS
Tot op heden worden Data Governance gedreven door wet- en regelgeving als Sox, Basel, Solvency, etc. In de toekomst zullen organisaties dit meer vanuit de eigen wil doen om de kwaliteit van data te verhogen en zo tegemoet te komen aan de toenemende eisen van leveranciers, klanten, bestuur en commissarissen. Het bestuur is daarbij verantwoordelijk voor het definiëren van een robuust DG-model en het adequaat beleggen van verantwoordelijkheden voor het opvolgen van datakwaliteit binnen haar organisatie. Belangrijke functies zoals een Chief Data Officer (CDO) en Data Stewards (DS) zullen het mandaat, het draagvlak en de middelen moeten hebben om hun taken te kunnen uitvoeren. Data(kwaliteit) overstijgt vaak afdelingen en processen en het kan daarom nodig zijn om de verantwoordelijkheid voor data expliciet te beleggen. Governance, Quality & Control is een top-down invoering en vergt een bottom-up uitvoering.
Met de huidige technologieën is het geen belemmering meer om DG-modellen, business rules en bedrijfsprocessen in zijn geheel of per deelgebied te ondersteunen. Bij een juiste inrichting kunnen kwaliteitsissues snel inzichtelijk worden gemaakt en structureel worden belegd binnen een organisatie.
Robotics
Het toepassen van Robotics kan verdere invulling geven in het reduceren van (handmatige) fouten en hierdoor de kwaliteit van data binnen organisaties verbeteren. Robotic Process Automation (RPA) is intelligente software (software robots) dat opereert als een virtuele workforce en emuleert (nabootsen) de door de mens uitgevoerde handmatige activiteiten in een bepaald bedrijfsproces. Het grote voordeel van RPA is dat het toegepast kan worden naast de huidige applicaties en zonder aanpassingen in het applicatie- en IT landschap van een organisatie. Een goede inrichting van RPA kan eveneens een significante besparing in tijd en resources opleveren, afhankelijk van het type proces zijn besparingen tot wel zeventig procent niet ondenkbaar. De ervaring leert dat de tijd voor aanvragen van een rekeningnummer van een nieuwe klant bij een bank met het toepassen van RPA gereduceerd kan worden van zestien dagen naar minder dan een dag met minimale handmatige inspanning. Feitelijk benadert robotics hiermee in bepaalde gevallen ook artificial intelligence.
Voorbeelden robotics
De technologie is dermate ontwikkeld dat de volgende vormen van RPA reeds binnen diverse organisaties worden toegepast:
1. Rule-based automation. Robots volgen een set van voorgedefinieerde rules dat diverse handelingen beschrijvingen. Voorbeeld: een Robot pikt een factuur uit een attachment van een e-mail op en verwerkt deze automatisch in het facturatiesysteem op basis van o.a. leverancierscode, bankrekeningnummer en bedrag.
2. Enhanced / intelligent process automation. Robots herkennen en verwerken ongestructureerde datasets, menselijke communicatie (zowel spraak als e-mails) en leggen verbanden door middel van het cross-checken van data. Voorbeeld: het automatisch herkennen van kentekens op foto’s en verwerken in een registratiesysteem.
3. Cognitive platforms (neurale netwerken). Robots die automatisch leren vanuit (historische) ervaring om complexe taken zonder handmatige interventie uit te voeren. Het toepassen van RPA hoeft niet direct tot een reductie van het personeelsbestand te leiden, het leidt vooral tot een verandering van focus naar meer intelligente en uitdagende activiteiten. De ervaring leert dat vooral repeterende routinematige taken leiden tot meer fouten en vertragingen in het proces. Uit onderzoek blijkt dat in bepaalde bedrijfssectoren veertig procent van de datakwaliteitsissues het gevolg zijn van menselijke fouten (als fouten in invoer, berekeningen, consistentie van verwerken, etc). Voorbeelden van de voordelen van het toepassen van RPA:
Toezicht
Elke toezichthouder zal kritisch zijn op welke wijze de onder toezicht staande organisatie borgt dat belangrijke stuurinformatie betrouwbaar is. Data voor het nemen van belangrijke beslissingen, data geleverd aan toezichthouders (als onderdeel van compliancy aan wet- en regelgeving) of juist aan de eindklant dient van voldoende kwaliteit te zijn. Het aanstellen van de juiste verantwoordelijkheden in het bestuur, het toepassen van een adequaat DG-model en het terugdringen van datakwaliteitsissues in primaire bedrijfsprocessen (bijvoorbeeld door het toepassen van RPA) vergt de continue aandacht van bestuur en commissaris. Vragen die behulpzaam zijn om de vinger aan de pols te houden, kunnen zijn:
* wie is eindverantwoordelijk (CDO) voor de datakwaliteit binnen de organisatie?
* heeft de CDO in beeld welke data we in welke IT-systemen vastleggen en wat de kwaliteit van deze data is?
* heeft de CDO ook in beeld welke data onze strategie assets (crown jewels) zijn?
* hoe effectief ondersteunt onze huidige IT systemen de toekomstige databehoefte?
* wat is het doel van robotics binnen de organisatie (kostenbesparing, omzetuitbreiding, klanttevredenheid verhogen of een andere reden)?