Op gepaste afstand vinger aan de pols houden
Waar moet je als commissaris extra alert op zijn in deze tijden, en hoe kun je – letterlijk – op afstand een vinger aan de pols houden? Een analyse door Sabine Swaak (manager Risk & Regulatory) en Linda Bloemen (Senior Consultant, Risk & Regulatory, FRM) bij KPMG. Over de effectieve balans tussen toezicht houden en klankbord zijn. ‘Vertrouwen is niet de ogen sluiten, maar op afstand een oogje in het zeil houden.’
De rol van de commissaris verandert niet in tijden van crisis. Ook in crisistijd blijft de commissaris:
- de toezichthouder die onafhankelijk toezicht houdt op de uitvoering van het beleid door het bestuur;
- het klankbord van het bestuur is bij belangrijke besluiten en strategievorming;
- de werkgever van het bestuur.
De accenten op deze rollen zullen in tijden van crisis wel verschuiven. Er is mogelijk meer behoefte aan de klankbordrol van de commissaris. Wanneer de commissaris vanuit zijn/haar klankbord meer wordt betrokken bij de besluitvorming, ontstaat een spanningsveld met de toezichtrol van de commissaris. De klankbordrol impliceert een nauwere betrokkenheid van de commissaris bij beleidsvorming, waardoor het risico ontstaat dat de commissaris op de stoel van de bestuurder gaat zitten. Is de commissaris in die situatie nog in staat om vanuit zijn/haar toezichtrol de beleidsvorming onafhankelijk te beoordelen? Hoe kunnen commissarissen in tijden van crisis een effectieve balans vinden tussen hun toezichtrol en hun klankbordrol? Van belang is dat commissarissen niet gaan verstarren in een traditionele rol- en taakverdeling, waarin de toezichtrol centraal staat. Probeer gehoor te geven aan de behoefte van het bestuur aan een klankbord, maar neem tegelijkertijd een passende terughoudendheid in acht. Onderstaande handvatten kunnen een commissaris helpen bij het effectief vervullen van zijn/haar functie in crisistijd:
- creëer vertrouwen richting het bestuur;
- heb oog voor de communicatie;
- durf waar nodig de lead te nemen en in te grijpen.
Creëer vertrouwen richting het bestuur
Commissarissen zijn (mede) verantwoordelijk voor de bedrijfcontinuïteit. In tijden van crisis is een natuurlijk reactie van een commissaris om mogelijk dichter op het bestuur te gaan zitten. Je wilt als commissaris toch in control zijn? Toch is het van groot belang dat juist in crisistijd een commissaris vertrouwen wekt richting het bestuur door afstand te blijven nemen. Vertrouwen kan worden geuit door het bestuur te laten besturen en daar waar gewenst het bestuur te challengen. De outside in blik die de commissaris hier kan bieden aan het bestuur is van grote toegevoegde waarde. Vertrouwen is niet de ogen sluiten, maar op afstand een oogje in het zeil houden. Door uit te gaan van de kracht van het bestuur wordt het risico op rolverschuiving gemitigeerd. Daarnaast kan het expliciet uitspreken van vertrouwen het bestuur ook meer in zijn kracht zetten. Wanneer anderen in je geloven, ga je ook eerder in jezelf geloven. Het bieden van morele steun aan het bestuur kan een actieve bijdrage leveren aan het creëren van vertrouwen. Bestuurders en commissarissen vinden herkenning bij elkaar, inspireren elkaar met oplossingen en zo ontstaat er een soort gezamenlijke veerkracht. Ook kan vertrouwen tussen bestuurders en commissarissen zorgen voor efficiënte en transparante communicatie, en dat is in tijden van crisis belangrijker dan ooit.
Heb oog voor non verbale communicatie
En dan, hoe blijf je in gesprek met het bestuur op afstand? Aangezien het houden van fysieke vergaderingen niet meer tot de mogelijkheden behoort, dienen ook commissarissen en bestuurders op zoek te gaan naar alternatieven. Wij hebben inmiddels zelf ervaren dat het met de technologie van nu goed mogelijk is om efficiënt te vergaderen. Applicaties zoals Teams en Zoom gebruiken wij nu dagelijks om online te vergaderen. Het nadeel van online vergaderen is dat er mogelijk, letterlijk, minder oog is voor de ‘vergaderdynamics’. Mensen zijn niet zichtbaar, waardoor zaken anders kunnen worden geïnterpreteerd dan bij een fysieke vergadering. Non verbale communicatie is immers grotendeels wat onze boodschap overbrengt. Ook zijn mensen sneller afgeleid, waardoor de aandacht niet volledig bij de vergadering is. Om de vergaderdynamics te bevorderen is het belangrijk om met elkaar een aantal vergaderafspraken te maken. Beeldbellen kan bijdragen aan de fysieke focus van mensen bij de vergadering. Ook kun je de non-verbale communicatie beter interpreteren met beeldbellen. Een tweede tip is het aanwijzen van een facilitator. De facilitator zorgt ervoor dat iedereen om de beurt het woord krijgt en borgt dat iedereen actief om een bijdrage wordt gevraagd. Ook borgt de facilitator dat personen niet direct op elkaar kunnen reageren. Hierdoor worden aanwezigen gedwongen eerst na te denken in plaats van direct actie te ondernemen. Tot slot is het van belang om alle (spoed)besluitvorming adequaat vast te leggen en de status met elkaar te blijven evalueren. In een crisissituatie loopt immers alles door elkaar.
De lead nemen en durven ingrijpen
De lead nemen? Ja, in een crisis past een proactieve aanpak bij de rol van commissaris. Niet door op de stoel van het bestuur te gaan zitten, maar door een onafhankelijke mening te vormen over een plan de campagne en door zich, wanneer nodig, terug te trekken om als commissarissen de koers te bepalen en dit te delen met het bestuur. De voorzitter is hiervoor veelal de juiste persoon. Het denken in scenario’s kan hierbij zeer waardevol zijn. Dit verbreedt de horizon. Van tevoren moet zijn nagedacht over de invulling van alle rollen en verantwoordelijkheden. Niet is uitgesloten dat de commissarissen besluiten om het bestuur weg te sturen. Daarom dient van tevoren te worden nagedacht over vervanging. Dit kan tijdelijk een commissaris zijn. Wees daarnaast voorbereid: een crisis wijkt per definitie af van het reguliere plan. Er dient dus ook een plan B en C te zijn.