Onderwerp fraude moet nadrukkelijker op agenda RvC

Interne controle
Tips om fraude te ontdekken en aan te pakken

Je kunt geen krant openslaan of er is wel berichtgeving over fraude, omkoping of onethisch handelen. Is fraude echt zo wijdverbreid als het soms lijkt? En wat wordt er van de raad van commissarissen verwacht, zowel in preventieve zin als op het moment dat daadwerkelijk sprake lijkt te zijn van fraude? Een bespiegeling door Jack Lous en Auke de Bos van EY.

Het is per definitie lastig om exacte informatie te vergaren over het fenomeen fraude. Het is daarom goed eerst te definiëren wat we verstaan onder fraude. Een veelgebruikte definitie is: een opzettelijke handeling door één of meer personen uit de kring van de leiding, de organen belast met governance, het personeel of derden, waarbij misleiding wordt gebruikt om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen’. Vervolgens kan fraude worden onderscheiden in corruptie, frauduleuze financiële verslaglegging en het wederrechtelijk onttrekken van waarden.

Door EY is een internationaal onderzoek gehouden onder managers. Een aantal belangrijke resultaten uit deze Fraud Survey 2013 zijn in dit kader vermeldenswaardig:

  • één op de vijf werknemers is op de hoogte van financiële fraude binnen zijn organisatie;
  • druk op het management over financiële performance is onverminderd aanwezig;
  • volgens de geïnterviewden neemt de aandacht voor beleid inzake omkoping en corruptie in Nederland af en wordt het beleid minder actief uitgedragen door senior management.

Veel directieleden en commissarissen hebben het idee dat fraude binnen hun organisatie niet voorkomt: het personeel werkt er al lang en kan worden vertrouwd, de interne controle is redelijk op orde en de accountantscontrole heeft ook nooit fraudes aan het licht gebracht. Toch blijkt dit helaas niet altijd het geval te zijn.

Waarop letten

Het is belangrijk dat commissarissen en toezichthouders een gezonde kritische houding hebben bij het uitvoeren van hun toezichthoudende taak. Niet elk directie- of personeelslid is bij voorbaat verdacht, maar het is ook niet zo dat op voorhand mag worden aangenomen dat fraude niet zal plaatvinden binnen de organisatie. Er zijn rode vlaggen die aanleiding moeten zijn voor commissarissen om extra kritisch te zijn en door te vragen:

  • onverklaarbare afwijkingen van oorspronkelijke plannen en begrotingen;
  • ontbreken van functiescheidingen;
  • complexe transacties en/of gebrekkige dossiervorming rondom transacties;
  • steeds terugkerende transactiepartijen;
  • begrotingen en prognoses die elke keer net weer worden gehaald.

Valkuilen

Er bestaat een aantal valkuilen voor commissarissen waardoor fraude niet of pas te laat wordt gesignaleerd. Er kan sprake zijn van teveel aandacht voor advies en te weinig voor toezicht. Ook het niet beschikken over voldoende, adequate en tijdige informatie afkomstig van het bestuur is een risico. Teveel afstand tot de onderneming, zeker in combinatie met een onvoldoende kritische houding, vergroot de kans dat fraude plaatsvindt en onontdekt blijft.

Het is daarom van belang dat het voorkómen van fraude en het integriteitsbeleid nadrukkelijk en met een zekere regelmaat op de agenda komen van de raad van commissarissen. Daarbij kan worden gesproken over maatregelen ten aanzien van gedragscodes, risicoanalyse en bewustwording, die een preventieve rol kunnen spelen. Maar ook op het gebied van fraudedetectie zijn maatregelen gewenst.  Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de versterking van de interne controle, een klokkenluidersregeling en incidentenregistratie.

Het kan ook zinvol zijn om met elkaar van gedachten te wisselen over scenario’s die zich kunnen voordoen. Wie in de organisatie is in de gelegenheid om betalingen te verrichten die niet zijn goedgekeurd? Maar ook een discussie over integriteitsvraagstukken met betrekking tot het omgaan met steekpenningen, smeergeld en buitenproportionele geschenken kan verhelderend werken en de aanleiding vormen om duidelijkheid te scheppen over de vraag welk gedrag gewenst of ongewenst is.

Juiste stappen

Het is belangrijk om bij aanwijzingen voor fraude de juiste stappen in de goede volgorde te nemen. Een vooraf opgesteld draaiboek dat gebruikt kan worden bij aanwijzingen voor fraude, kan daarbij een ondersteunende rol spelen.

We noemen een aantal belangrijke elementen die in dit draaiboek kunnen worden opgenomen:

  • wie is er verantwoordelijk voor het onderzoeksproces? Wordt het onderzoek intern of extern uitgevoerd of moet direct aangifte worden gedaan bij Justitie?
  • hoe wordt er gecommuniceerd, zowel intern als extern. Is er een persbericht dat gebruikt kan worden als de media aan de deur kloppen?
  • hoe kan schade verder worden beperkt?
  • bewijsmateriaal mag niet verdwijnen en moet zo snel mogelijk worden veiliggesteld.
  • op welke wijze moeten de rechten van betrokkene(n) worden beschermd?
  • is er een verzekering die de schade of de onderzoekskosten dekt?

Bij persoonsgerichte onderzoeken (waarvan bij fraude al snel sprake zal zijn) gelden stringente eisen. Proportionaliteit en hoor en wederhoor zijn belangrijke aspecten om te voorkomen dat in een latere gerechtelijke procedure wordt geoordeeld dat de belangen van de betrokkene onvoldoende zijn meegewogen.

Agenderen!

De schade van fraude is in bijna alle gevallen groot. Het gaat daarbij namelijk niet alleen om de directe schade maar er is vaak ook sprake van onderzoekskosten, ontslagkosten, juridische kosten en invloeden op de beurskoers en op investeerdersbeslissingen. Naast deze financiële schade kan reputatieschade optreden, onzekerheid bij en verlies van medewerkers en een afnemend intern en extern vertrouwen. Alle reden om op de eerstvolgende commissarissenvergadering het onderwerp fraude nadrukkelijk op de agenda te zetten.

Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van drs. Angelique Keijsers, partner EY Fraud Investigation & Dispute Services

Klik hier voor meer informatie

 

Auteur(s)
Auke de Bos
Jack Lous
Dit artikel is gepubliceerd in
GU2014feb

Verder in deze Governance Update

Board wil eigen butler

Governance Radar

On Board

Commissarissen in de media

Boeken

Jaarboek Corporate Governance 2013/2014: leer – en leesplezier

Mutaties

Imtech-topman Gerard van de Aast commissaris bij NS

Lobby en ledengevoel

Verslag symposium Goed Bestuur Branche en Beroep

Nieuwe wet versterking bestuur pensioenfondsen

Gouden kans voor meer vrouwelijk toezicht!?

Nationaal Register

Jan van Nassaustraat 93
2596 BR Den Haag
T 070-324 30 91
info@nationaalregister.nl

Volg ons op social media

Governance Update nieuwsbrief