Kopzorg ontzorgd

Een vacature en dan...

Conform het rooster van aftreden ontstaat een vacature in de Raad van Toezicht… En dan?

In de meeste statuten staat het in klare taal beschreven:

'De Raad van Toezicht is bevoegd tot benoeming, schorsing en ontslag alsmede het verlenen van décharge van de leden van de Raad van Toezicht, tenzij deze bevoegdheden wettelijk of statutair aan de algemene vergadering of een andere instantie zijn toegekend. De criteria en de procedure voor (her)benoeming, schorsing en ontslag van een lid van de Raad van Toezicht liggen vast in de statuten en/of het reglement van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht stelt een algemeen profiel op voor de samenstelling van zijn Raad naar ten minste deskundigheden, vaardigheden en diversiteit. Voor iedere vacature stelt de Raad van Toezicht een specifiek profiel op. De Raad van Toezicht zorgt in het profiel en in zijn samenstelling voor diversiteit naar geslacht, maatschappelijke achtergrond, deskundigheid, leeftijd, regionale binding en rol in het team.  Als de Raad van Toezicht zelf zijn leden benoemt, stelt dat hogere eisen aan het verantwoordelijkheidsgevoel en de maatschappelijke sensitiviteit en inbedding van (de leden van) de Raad zelf.'

Tot zover de theorie.

In de praktijk blijkt het werven en selecteren van een nieuw lid voor de Raad van Toezicht of Raad van Commissarissen geen eenvoudige en vooral een tijdrovende opgave. Veel voorzitters zien de bui al hangen: een strategiesessie om te komen tot een helder én gedragen profiel is één. Het publiceren van de vacature met de voorzitter als contactpersoon in de vacature is ook nog wel te overzien, maar in de weken daarna een stroom aan brieven en cv’s beoordeeld moeten worden, telefoontjes beantwoord en na het bepalen van de longlist en de eerste afwijzingen van geïnteresseerden begint het hele circus van voor af aan, want iedere afgewezen kandidaat acht zichzelf toch echt gekwalificeerd. Een goede bestuurssecretaris is goud waard gedurende het selectietraject, maar de voorzitter zal niettemin extra zwaar belast worden. En dit is slechts het positieve scenario waarbij er voldoende kandidaten in beeld zijn. In een enkel geval blijft het oorverdovend stil en blijven reacties uit. Wat dan te doen? Steeds meer Raden van Toezicht of Raden van Commissarissen besluiten vooraf al de werving en selectie in samenwerking met een bureau uit te willen voeren. Nadrukkelijk gezamenlijk, want juist voor de invulling van deze vacatures is samenwerking tussen de Raad en het bureau cruciaal.

De weerbarstige praktijk

Het traject start met het opstellen van een profielschets, en als daar nog geen duidelijke uitgangspunten zijn een strategiesessie om te komen tot een profielschets. De basis van het werving- en selectietraject: zonder profiel wordt het lastig zoeken. Met de statuten als basis kan dan een strategiesessie worden georganiseerd waarin de expertisegebieden en algemene profielkenmerken uitgewerkt worden tot een helder en voor alle partijen herkenbaar profiel. Niet altijd zonder slag of stoot overigens, de beelden, meningen en verwachtingen binnen de Raad lopen soms behoorlijk uiteen en het vraagt in een enkel geval om een strakke sturing op het proces en de inhoud om tot witte rook te komen. En dat de praktijk ook hierbij weerbarstiger is dan de theorie blijkt uit het volgende praktijkvoorbeeld. In een Raad van Toezicht ontstonden volgens het schema van aftreden twee vacatures . De zittende 5-hoofdige Raad bestond uitsluitend uit zeer ervaren heren van respectabele leeftijd en samen met het bureau was de conclusie dan ook snel getrokken: met als uitgangspunt meer diversiteit binnen de Raad was het wenselijk dat tenminste één kandidaat een vrouw was en daarnaast was het gewenst dat de gemiddelde leeftijd met de komst van de twee nieuwe leden wat zou dalen. Een helder uitgangspunt om de werving & selectie vorm te gaan geven.

Profielschetsen

Na vaststelling van de profielen werd de vacature extern gepubliceerd, de procedure in de betrokken agenda’s gepland en gestart met het actief benaderen van geschikte kandidaten. Kort na publicatie ontving het bureau vanuit twee leden van de Raad namen van mogelijk geschikte kandidaten die nadrukkelijk niet aansloten bij de accenten die waren beschreven in de profielschets. In het daarop gelegde contact gaven beide leden aan slechts suggesties aan te reiken, de verantwoordelijkheid voor de voorselectie was uitbesteed aan het bureau waarin men had alle vertrouwen had. Na een week of twee werd de longlist met zowel de voltallige Raad als het bestuur besproken Geen enkele kandidaat die qua cv voldeed aan de gestelde eisen werd door de leden van de Raad van Toezicht goed genoeg bevonden. Te jong, te onervaren, en vooral teveel vooroordelen (want: “met drie kleine kinderen heeft zij echt geen tijd om goed toezicht te houden”). Het bureau nam daarna met akkoord van de voorzitter de regie op het proces. De profielschets is leidend, “het klopt toch dat we daar commitment voor hadden” en uiteindelijk ging de Raad  akkoord met de shortlist.  Vervolgens werden acht uitstekend gekwalificeerde kandidaten geïnterviewd, van wie vijf vrouwen. Stuk voor stuk zeer gemotiveerd, ieder met zijn of haar eigen unieke kwaliteiten. Vier kandidaten, twee vrouwen en twee mannen, werden voorgedragen aan de Raad van Toezicht. Er was kort voor de gesprekken nog wat discussie op basis van de cv’s en brieven, maar de selectiegesprekken verliepen soepel. Na evaluatie van de gesprekken kwam de Raad unaniem tot een voordracht van twee kandidaten die na een gesprek met de bestuurder in de eerstvolgende vergadering werden benoemd. Na een maand of vier werd de werving & selectie procedure met de Raad van Toezicht geëvalueerd. De beide nieuwe leden brachten de vernieuwing waar men op had gehoopt. De andere zienswijzen en frisse invalshoeken waren even wennen geweest, maar leken goed aan te slaan. De angst voor het onbekende had geregeerd, zo werd ook toegegeven, maar bleek uiteindelijke onterecht. De interventie tijdens het bespreken van de longlist was noodzakelijk en werd achteraf enorm gewaardeerd.

Het begeleiden van een Raad van Toezicht vraagt om een strak georganiseerd, objectief en transparant proces, waarin rollen en verantwoordelijkheden helder moeten zijn. Kandidaten verwachten en verdienen een uiterst zorgvuldige proces. Zo wordt het rooster van aftreden geen kopzorg maar ontzorgd.

==

Auteur: Jolanda Salari, senior managing consultant Berenschot

Auteur(s)
Jolanda Salari
senior managing consultant Berenschot

Nationaal Register

Jan van Nassaustraat 93
2596 BR Den Haag
T 070-324 30 91
info@nationaalregister.nl

Klik hier voor ons Privacybeleid

Governance Update nieuwsbrief

Volg ons