Is iedereen aan tafel (mede-)beleidsbepaler?

Adviseur wil erbij horen, maar is dit wenselijk?
Best Practice

In steeds meer sectoren worden -mede- beleidsbepalers op geschiktheid getoetst door externe toezichthouders zoals DNB, AFM en Autoriteit Woningcorporaties. De externe toezichthouders letten steeds strenger op de aanwezigheid van niet-getoetste personen bij vergaderingen en grijpen waar nodig in. Dit kan grote effecten hebben op de organisatie, constateren Bert Kempen en Evelien Vlastuin van KPMG. ‘De aanwezigheid van mede-beleidsbepalers kan leiden tot vragen over geschiktheid bestuurders.’

De omgeving waarin een toezichthouder acteert, wordt steeds complexer. Er wordt veel gevraagd van besturen en toezichthoudende organen. Tijdens bestuur/board evaluaties worden we bij KPMG steeds vaker geconfronteerd met personen die een vaste deelnemer zijn aan de bestuurstafel en daar welkom zijn vanwege hun kennisinbreng. Ze zijn echter formeel geen bestuurder en voor ons is het niet duidelijk of ze onbedoeld mede beleidsbepaler geworden zijn. Als we hierop doorvragen, is het voor de aanwezigen vaak ook niet duidelijk. In dit artikel daarom een paar korte handreikingen hoe hier mee om te gaan.

Besturen = Besluiten

De belangrijkste taak van een bestuur is het nemen van besluiten. Bij elke zelfevaluatie verdiepen we ons in de kwaliteit van de besluitvorming, maar ook in de benodigde competentie en de randvoorwaarden die dit faciliteren. Hierbij kijken we van buiten naar binnen naar het proces: de vraagstelling, de agendering, de besluitvoorbereiding, de discussie binnen het bestuur, het convergeren naar conclusies en het besluit zelf. Wat we in de praktijk zien, is dat onderwerpen haperen in de besluitvorming en terugkomen op de agenda. Nog erger: genomen besluiten worden voorwaardelijk genomen, nader onderzoek is bepalend.
Veel voorkomende oorzaken zijn:

1. Oorspronkelijke vraag was niet duidelijk: vragen zonder inzicht leidt tot besluiten zonder uitzicht.

2. Het onderwerp is te complex en is verbonden met andere onderwerpen

3. We hebben geen visie/strategie waar vanuit we besluiten

4. Een vast ‘niet bestuurslid’ mengt zich in de discussie en beïnvloedt de besluitvorming

Wat zien we gebeuren?

Ingaand op dit laatste punt. Als bestuur je laten bijstaan met de inzichten en ervaring van externe deskundigen, is toe te juichen. Maar wat begint met een incidentele aanwezigheid zien we geregeld uitgroeien tot vaste deelnemers aan tafel. De deskundige die als ‘niet bestuurslid’ blijft zitten bij andere agendapunten . Denk aan de riskmanager, de raadgevende actuaris, de communicatieadviseur etc.. allemaal uitstekende professionals maar geen bestuurders. Op onze vraag of deze persoon er altijd bij is, krijgen we antwoorden: ‘ja eigenlijk altijd, hij/zij blijft erbij zitten en praat een goed woordje mee over andere onderwerpen, eigenlijk bepaalt hij/zij ons denken. Hij/zij wordt steeds meer onderdeel van het team, gaat ook mee uit eten en iedereen is blij, de adviseur is trots erbij te horen.’

Waar ligt de grens?

Natuurlijk is het verstandig om bij complexe of nieuwe onderwerpen u te laten bijstaan door een adviseur. Dat u hierbij terugvalt op een vertrouwd persoon is voor de hand liggend. Het blijft echter uw verantwoordelijkheid om de beslissing te nemen op basis van uw eigen afweging. De vraag die u zichzelf kunt stellen, is of u zich in uw oordeelsvorming afhankelijkheid maakt van deze ‘vaste’ deskundige. Verwatert de rol van informatie voorziening en inzicht geven naar beïnvloeding? Schuilt er onderhuids in de challenge vragen van de professional geen beïnvloeding?

Wanneer wordt iemand mede-beleidsbepaler?

Bij een mede-beleidsbepaler moet u denken aan een persoon die het beleid in de organisatie bepaalt als ware hij een bestuurder. De min of meer permanente aanwezigheid van externe adviseurs in bestuursvergaderingen kan leiden tot de conclusie dat het bestuur zijn beslissingen niet zelfstandig heeft genomen en de oren te veel heeft laten hangen naar de opvattingen van de externe adviseur. De bestuurszelfstandigheid is dan in het geding en zou in ernstige gevallen kunnen leiden tot aansprakelijkheid van de bestuurders en de mede-beleidsbepalers. Adviseurs horen zich bij hun rol van adviseur te houden en dienen als het op het nemen van besluiten aan komt, de bestuurskamer te verlaten. Zou zo iemand mee stemmen met het bestuur dan is diens stem nietig en mag bij het tellen van de stemmen niet worden meegerekend.

Vijf praktische tips

Hoe ga je hier nu mee om als bestuurder. Vijf praktische tips.

1. Voel ik me ondergeschikt door de professionaliteit van de deskundige? Durf ik vragen te stellen?

2. Verlaten ‘vaste genodigden’ de vergadering bij onderwerpen waarbij hun expertise niet van toepassing is?

3. Houden deze niet-bestuursleden zich aan hun rol? Of praten ze mee over onderwerpen die niet op hun expertise gebied liggen?

4. Overheerst het gevoel dat ze direct of indirect invloed uitoefenen op uw besluitvorming Dit kan ook buiten de vergadering plaats vinden.

5. Grijpt de voorzitter in als er te veel gesteund wordt op de deskundige?

Wat zijn consequenties bij niets doen..?

Er wordt veel van bestuurders en toezichthouders verwacht. De maatschappelijke eisen en verwachtingen worden steeds hoger. Dit verklaart de groei van externe deskundigen in de bestuurskamer. Wij verwachten daarom dat dit fenomeen van onbedoelde mede-beleidsbepalers groeiend is en zullen extra aandacht hieraan geven in de komende bestuur zelf evaluaties. Voorkomen is namelijk beter dan genezen. Als iemand werkzaam is in een sector waar de (mede-)beleidsbepalers op geschiktheid getoetst worden, bestaat het gevaar dat de aanwezigheid van ongetoetste (mede-)beleidsbepalers leidt tot vragen over de geschiktheid van de bestuurder. Met alle gevolgen van dien…

Meer info? Neem contact op met Evelien Vlastuin of Bert Kempen (Kempen.bert@KPMG.nl)

Auteur(s)
Bert Kempen en Evelien Vlastuin
KPMG
Dit artikel is gepubliceerd in
GU2018nov

Verder in deze Governance Update

Regeldruk en rolvastheid

Verslag symposium intern versus extern toezicht

Haagsche bazen

Roulatie van topambtenaren kan risico’s met zich meebrengen

‘Liever leren door ervaring delen dan door kennis opdoen?’

Professionalisering van toezichthouders

Is iedereen aan tafel (mede-)beleidsbepaler?

Adviseur wil erbij horen, maar is dit wenselijk?

Een schip is zo zeewaardig als de bemanning

Best practice: cases en toezichtkwesties

Invoering AVG vordert moeizaam

‘De inspiratie ontbreekt’

On Board

Commissarissen en toezichthouders in de media

Nationaal Register

Jan van Nassaustraat 93
2596 BR Den Haag
T 070-324 30 91
info@nationaalregister.nl

Klik hier voor ons Privacybeleid

Governance Update nieuwsbrief

Volg ons