Hoe voorkom je juridisering in conflictsituaties?

Soms hebben een interim-bestuurder en een raad van commissarissen zelf juridische ondersteuning nodig om aansprakelijkstelling te voorkomen. Dat kan echter gemakkelijk leiden tot juridisering. Peter van den Bent, vennoot bij Custom Management Interim Directeuren, bespreekt dit dilemma aan de hand van een casus. Welke rol ziet hij voor de commissarissen?

De casus

Tijdens de splitsing van een groot familiebedrijf in het MKB nemen de spanningen tussen de ruziënde aandeelhouders extreme vormen aan. Waar eerst goed overleg tussen partijen en hun advocaten mogelijk was, verandert dit in de laatste fase geleidelijk in een juridisch gevecht, tot aan de rechter toe.

Opereren vanuit wederzijds vertrouwen

In de fase tot en met de feitelijke splitsing van het familiebedrijf was er voor de aandeelhouders een gezamenlijk belang. De partijen wilden immers zo snel mogelijk van elkaar af. Deze boodschap kregen ook hun juridische adviseurs mee. De nadruk lag op informeel gezamenlijk overleg, gericht op het vinden van oplossingen om te komen tot de feitelijke splitsing van het familiebedrijf. De interim-bestuurder, ondersteund door zijn eigen advocaat, fungeerde als de spil in het proces. Hij kon de voortgang bewaken, gevoelige zaken informeel met partijen (voor)bespreken en daardoor de met de splitsing samenhangende advieskosten goed in de hand houden. Vertrouwen van alle betrokkenen stond hierbij centraal. De bereidheid van de aandeelhouders om mee te werken aan een oplossing was uiteraard van het grootste belang om er samen zo snel mogelijk uit te komen. Bovendien moest elke betrokken adviseur beschikken over een tomeloze energie om het proces tot een goed einde te brengen. Het grote voordeel in deze casus was dat er in een relatief klein team van adviseurs gewerkt werd, met kennis van zaken van de specifieke problematiek en korte lijnen.

Juridisering door wegvallen gezamenlijk belang

Op het moment dat de splitsing een feit was, veranderde er iets wezenlijks. De inmiddels voormalige aandeelhouders hadden immers geen gezamenlijk belang meer. De splitsing was een gegeven en wat overbleef was een verrekening van de over- of onderbedeling van de aandeelhouders in rekening courant. Om voldoende liquiditeit hiervoor te genereren, diende nog een laatste asset verkocht te worden, waarbij een van de partijen recht van eerste koop had. Omdat deze kopende partij de financiering niet snel genoeg rond kreeg en de andere partij recht had op het overgrote deel van de verkoopopbrengst, liepen de irritaties tussen de voormalige aandeelhouders snel op. Dit was het moment dat het proces van karakter veranderde en verschoof naar juridisering. Daarbij kwam de positie van de interim-bestuurder zelf in het geding. Indirect gold hetzelfde voor de raad van commissarissen. Juridische ondersteuning maakte plaats voor juridische bijstand in de procedures die tegen de interim-bestuurder werden aangespannen.

Alleen nog communiceren via advocaten

Daarmee kwam het vraagstuk van potentiële bestuurdersaansprakelijkheid aan de orde. De positie van de interim-bestuurder werd daardoor meer formeel van aard. Hij kon en mocht ondanks alle goede bedoelingen geen informele contacten meer onderhouden met de betrokken partijen en hun adviseurs, om geen speelbal te worden van de voormalig aandeelhouders. Een raad van commissarissen behoort hierop toe te zien. De verhoudingen werden formeel en zakelijk. Het contact verliep hoofdzakelijk nog via de advocaten. Hierdoor verliep het proces zeer moeizaam en liepen de advieskosten voor alle partijen in snel tempo (onnodig) op.

Het dilemma

Aan de ene kant is juridische ondersteuning in dit soort situaties noodzakelijk voor een goed verloop van het proces als zodanig, maar ook om de interim-bestuurder en commissarissen voor potentiële aansprakelijkstelling te behoeden. Aan de andere kant moet worden voorkomen dat juridisch advies omslaat in juridisering. De interim-bestuurder is dan immers niet meer in staat om het proces vlot en efficiënt te laten verlopen door informeel met partijen en hun adviseurs te communiceren. In plaats daarvan verloopt de communicatie nog slechts via advocaten, met alle nadelen van dien (zoals de kosten en de duur van het proces). Een dunne scheidslijn, die om behoedzaam manoeuvreren vraagt.

Van informeel naar formeel

Het gevaar is dat er langzamerhand een situatie ontstaat waarin de betrokken partijen onbewust aansprakelijkheidsrisico’s opbouwen. Daarom is het voor zowel (interim-)bestuurder als commissarissen raadzaam om tijdig juridische ondersteuning te zoeken en onderling te zorgen voor een goede afstemming. De focus mag echter niet alleen komen te liggen op bescherming van de eigen rechtspositie. Dat maakt het proces star en bemoeilijkt het informeel regelen van zaken tussen twistende partijen en hun adviseurs. Nogmaals: het is slechts een dunne scheidslijn. Belangrijk is dat de interim-bestuurder zichzelf voldoende afgedekt weet (door het inwinnen van juridisch advies), zodat deze zijn eigen beslissingen kan nemen in het proces, zonder dat diens advocaat op de voorgrond treedt. Daardoor worden ook de advocaten en hopelijk hun cliënten gedwongen om deze houding aan te nemen. De interim-bestuurder moet proberen om zodanig samen te werken en te communiceren met de betrokken partijen en hun adviseurs, dat juridisering van het proces voorkomen wordt.

De rol van de commissaris

Commissarissen die bij hun toezichtorganisatie worden geconfronteerd met een vergelijkbare conflictsituatie kunnen de interim-bestuurder actief ondersteunen bij het vinden van een oplossing. Als onafhankelijke buitenstaander kunnen ze een belangrijke rol spelen bij het mitigeren van conflicten en beletten dat een nette juridische afwikkeling omslaat in ongecontroleerde juridisering. Daarmee kunnen ze helpen voorkomen dat de onderneming op kosten wordt gejaagd, de continuïteit van de onderneming in gevaar komt door een slepend conflict en ook zijzélf het gevaar lopen aansprakelijk te worden gesteld.

Klik hier voor contact met Peter van den Bent.