Eigen financiële faciliteit en eigen secretaris voor commissarissen en toezichthouders

Rondetafelbijeenkomst Houthoff Buruma
Suggesties ter verbetering van toezicht
 
Houthoff Buruma heeft een brief met suggesties voor verbetering van het toezicht naar de Monitoring Commissie Corporate Governance Code verstuurd. Daarin is tevens een voorstel gedaan voor een best practice-bepaling. De kern: een eigen financiële faciliteit en een eigen secretaris voor raden van commissarissen en raden van toezicht. Houthoff Buruma-partner Marry de Gaay Fortman en advocaat Myrthe Stolp lichten de suggesties toe.
 
De eisen die in de huidige turbulente tijd worden gesteld aan het toezicht dat commissarissen en toezichthouders moeten houden op het bestuur zijn hoog. Volgens het wetsvoorstel dat in februari door minister Opstelten openbaar is gemaakt voor internetconsultatie, moeten toezichthouders uit de semi-publieke sector zich richten naar dezelfde norm waarnaar commissarissen van nv's en bv's zich hebben te gedragen en gelden voor hen dezelfde aansprakelijkheidsrisico's. Raden van toezicht moeten volgens de minister, net als raden van commissarissen, nauwlettend de vinger aan de pols houden vanuit de wetenschap dat zij een serieuze taak hebben.

Verbetermogelijkheden

Tegen deze achtergrond past het om oog te hebben voor verbetermogelijkheden van het instrumentarium waarover commissarissen en toezichthouders beschikken om de zwaarder wordende taken en verantwoordelijkheden optimaal te kunnen vervullen. Zij moeten kort gezegd met de eigen riemen wel effectief kunnen roeien. Dat hierin nog wel een slag valt te maken, kwam naar voren tijdens een door Houthoff Buruma georganiseerde rondetafelbijeenkomst met commissarissen en toezichthouders, verbonden aan multinationals, universiteiten en ziekenhuizen.

Financiële faciliteit

Zo werd unaniem als verbetermogelijkheid gezien dat raden van commissarissen en raden van toezicht kunnen beschikken over een eigen financiële faciliteit. Zolang het commissarissen en toezichthouders hieraan ontbreekt, zullen zij eerst formeel toestemming moeten vragen aan het bestuur alvorens zij een onafhankelijk onderzoek kunnen laten verrichten of een second opinion kunnen vragen ter toetsing van de beweringen van het bestuur. Dit terwijl commissarissen en toezichthouders een eigen verantwoordelijkheid hebben om informatie in te winnen en zij zich niet volledig afhankelijk mogen maken van het bestuur. Daarbij komt dat het juist in netelige situaties niet altijd opportuun is om het bestuur eerst om toestemming te (moeten) vragen.

Slagvaardig

Een faciliteit of budget dat zelfstandig gebruikt kan worden door een raad van commissarissen of raad van toezicht, stelt de raad in staat de toezichthoudende taak in onafhankelijkheid en slagvaardig te verrichten. Het biedt tevens helderheid en voorkomt dat tijd verloren gaat. Bovendien komt het niet alleen de effectiviteit en onafhankelijkheid van het toezicht ten goede, maar ook de onderlinge verhoudingen, als dit door het bestuur en de raad van commissarissen of de raad van toezicht reeds is afgekaart 'in goede tijden'.

Artikel III.1.9 CGC 2009 bevat reeds als best practice de regel dat de vennootschap de benodigde middelen ter beschikking stelt als de raad van commissarissen het geboden acht informatie in te winnen van functionarissen en externe adviseurs van de vennootschap. Juist om deze intentie van de code (daadwerkelijk) in de praktijk te brengen, is een eigen financiële faciliteit of budget voor de raad van commissarissen of raad van toezicht aangewezen.

Eigen secretaris

Een ander verbeterpunt is de situatie dat de secretaris een dubbelfunctie heeft en werkzaamheden verricht voor zowel het bestuur als de raad van commissarissen of toezichthouders. Alle deelnemers aan de rondetafelbijeenkomst waren van mening dat de beschikking over een eigen, van het bestuur onafhankelijke secretaris van grote betekenis is voor effectiever toezicht. Vooral omdat de secretaris een belangrijke rol speelt bij de informatievoorziening en zich eenvoudiger kan verstaan met functionarissen binnen de vennootschap of organisatie. Belangrijk is bovendien de rol die de secretaris speelt bij het bepalen van de agenda voor commissarissenvergaderingen en bij de bewaking van de opvolging van vragen, genomen besluiten en gestelde actiepunten. Volgens de bij de rondetafelbijeenkomst aanwezige commissarissen en toezichthouders voorkomt een onafhankelijke secretaris niet alleen dat hij/zij door de dubbelfunctie in een loyaliteitsconflict geraakt, maar leidt een onafhankelijk secretaris als informatieophaler en –brenger ook tot zuiverder (interne) verhoudingen. De hiermee gemoeide kosten dienen uiteraard wel in verhouding te staan tot de complexiteit en omvang van de onderneming of organisatie. Uiteindelijk zal dit zich moeten oplossen in afspraken tussen het bestuur en de raad van commissarissen of raad van toezicht. Kleinere vennootschappen of instellingen zouden gebruik kunnen maken van een pool van onafhankelijke, goed opgeleide secretarissen.

Klik hier voor de contactinformatie van Marry de Gaay Fortman en hier voor de contactinformatie van Myrthe Stolp.
 
Auteur(s)
Myrthe Stolp
Marry de Gaay Fortman
Dit artikel is gepubliceerd in
GU2014apr

Nationaal Register

Jan van Nassaustraat 93
2596 BR Den Haag
T 070-324 30 91
info@nationaalregister.nl

Volg ons op social media

Governance Update nieuwsbrief