Een traineeship in de raad van toezicht

Het mes snijdt aan twee kanten
Interview

Steeds vaker bieden raden van toezicht een traineeshipplek aan. Een stageplaats biedt jonge mensen de mogelijkheid om ervaring met toezichthouden op te doen, en om te groeien. Maar ook voor de raad van toezicht is het een interessant en leerzaam traject.

Het is in elk geval de ervaring van Karin Runia, lid van de NVTZ en voorzitter van de raad van toezicht van Zonnehuisgroep IJssel-Vecht, en Job Eijsink, sinds september 2019 trainee bij deze raad. Zij beschrijven dit wederzijds als een synergistisch effect waar veel meer raden gebruiken van zouden kunnen maken. Naast het werk als ziekenhuisapotheker in het Isala ziekenhuis in Zwolle heeft Job mede het programma Value Based Health Care (VBHC) onder zijn hoede. Hij promoveert op VBHC en dure geneesmiddelen aan de Rijksuniversiteit Groningen. Ook is Job bondsbestuurder bij de Nederlandse triathlonbond met het aandachtsgebied jeugdbeleid. Daarnaast heeft hij een eigen bedrijf: met Pharmefficient richten zij zich op scholing van zorgverleners over VBHC en geeft hij ook advies aan zorgorganisaties over strategie en innovaties, in de zorg van de toekomst.

Begrijpen wat goed is

Karin heeft eveneens een achtergrond in de zorg, van cure tot care. De laatste jaren werkt zij vanuit haar bureau Multipel gericht op onderzoek, kwaliteit en toezicht in de publieke sector. De vraag ‘we kennen de cijfers, maar is het ook goed?' is de rode draad in haar carrière. ‘Ik heb in mijn ziekenhuisjaren geleerd dat wat mensen goed doet heel divers is, en veel te maken heeft met relaties en omstandigheden. Ik zie professionals, maar ook leidinggevenden en bestuurders die proberen uit te zoeken wat van waarde is voor iemand. En wat zij daarin dan te bieden hebben; in hun handelen, in hun aansturing, in hun beleid.’ Karin merkte dat de functie van toezichthouder haar boeide omdat dit werk bij uitstek gaat over het begrijpen wat kwalitatief goed is en hoe je dat kunt verantwoorden. Karin’s eerste toezichtbaan startte zij acht jaar geleden bij de Zonnehuisgroep IJssel-Vecht. Inmiddels is zij voorzitter van deze raad. Karin heeft daarnaast meerdere toezichthoudende functies, in vrijwel alle raden is zij lid van de commissie kwaliteit en veiligheid.  

Karin, hoe kwam jullie raad op het idee om een vacature voor een trainee uit te zetten?

‘In 2018 is onze raad gaan nadenken over een trainee. De raad had de ambitie om, bij voorkeur jongere, mensen die zich daarin willen ontwikkelen en die bestuurlijke ambities hebben, de kans te geven om kennis te maken met het vak van toezichthouder. We hebben een profielschets geschreven en wilden daarmee ook bijdragen aan een hoger doel: een beter intern toezicht. Het helpt als je mensen met verschillende achtergronden, verschillende perspectieven samenbrengt. We waren ervan overtuigd dat iemand die fris binnenkomt, misschien wel vanuit een hele andere achtergrond, nieuwe inzichten brengt. Maar ook: creativiteit en vernieuwing. We waren ook een beetje eigenwijs. Er werd op verschillende plekken bemiddeld maar we wilden het gewoon zelf doen. We zijn gaan werven, via de website, facebookpagina en LinkedIn van de organisatie. We hebben een gesprekscommissie gevormd met leden uit de rvt en rvb. Job sprong eruit. Mede ook omdat hij bekend was binnen het Zwolse netwerk.’

Wat maakte dat jij reageerde op deze vacature Job?

‘Ik was op dat moment al 4,5 jaar voorzitter van Rode Kruis in Zwolle en ik wist dat ik daarmee ging stoppen. Toen ik begon was ik 24, de jongste voorzitter van het Rode Kruis in Nederland. En ik was in de tussentijds ook bondsbestuurder bij de Nederlandse Triathlon Bond geworden, met een toezichthoudend bestuur. Hoewel ik daar aan het begin wat twijfels bij had, merkte ik dat ik gaandeweg steeds meer in de rol van toezichthoudend bestuurder ging zitten, zonder dat ik het eigenlijk doorhad. Toen zag ik deze vacature voorbijkomen, de functie van trainee sprak mij aan. Leren doe je dan dus altijd, maar je neemt ook wat mee naar de raad, dat stond ook heel nadrukkelijk in de vacature. Het leek mij een mooie manier om te starten in de toezichthoudende wereld. Zonder toezichthoudende ervaring beland je toch al snel onder op de stapel. Er zat wat tijd tussen het eerste gesprek en de verdere opvolging. Daar ben ik actief achteraan gegaan en heb toen een fijn gesprek gehad met Karin. Ik merkte meteen aan de manier hoe Karin in het toezichthouderschap stond. Dat daar veel te leren valt. Dat is ook wat ik de afgelopen twee jaar geleerd heb; het ambacht van de juiste vragen stellen. Maar dat is ook wat theoretisch en dat is zo mooi aan een traineeship, je staat gewoon met je voeten in de klei. Het heeft, naast een theoretische component, echt een meerwaarde. Ik was erg blij dat ik was uitgekozen. Ik wilde ook voor mezelf kijken of toezichthouder zijn iets voor mij is. Ik ben er heel ongedwongen en met een open blik ingegaan. Waarom zou ik het niet doen, het kost natuurlijk veel tijd en energie, maar je leert er ook veel van.’

Het bleef eventjes stil na de eerste gesprekken, hoe kwam dit?

Karin: ‘Dit had te maken met de bestuurlijke dynamiek. Er moest op dat moment zoveel gebeuren. We hebben even gewacht tot er meer ruimte was. Maar we weten ook dat die dynamiek er altijd is. Het leren doen we met elkaar doorlopend, het is nooit af. Afwachten tot je helemaal klaar bent voor een trainee is irreëel. Dus ook Job zat er meteen middenin.’

Kun je wat meer vertellen over hoe het traineeship er praktisch uitziet?

Karin: ‘We hebben als raad vrijwel direct gezegd: de trainee is wat ons betreft overal bij aanwezig. Het vooroverleg, de rvt-vergaderingen, de commissies waarbij hij wil aansluiten. Alleen de remuneratie hebben we niet gedaan. En belangrijk is dat we ook meteen hebben gezegd we zoeken een eerste aanspreekpersoon die met Job de vergadering voorbereidt en bespreekt. We hebben geen vast programma, geen opdracht aan Job. Het is zijn weg en daarbij komt hij wat halen, maar voor ons ook wat brengen. We kozen voor een tweejarig traject om als trainee voldoende te kunnen ingroeien.’

En hoe gaat het in de praktijk?

Karin: ‘Wat ik zie is dat Job een heel mooi proces heeft doorgemaakt. Hij is ook echt iemand van de inhoud, wil weten hoe de zaken zitten. Die inhoudelijke gerichtheid is in het begin hartstikke fijn. Hoe zitten de dingen, wie doet wat, hoe loopt het hier? En dat goed kunnen doorgronden. Na verloop van tijd kwam de behoefte om meer te leren over de processen. Wat wil je nou als rvt bereiken? Welke vragen horen daarbij en hoe doen jullie dat dan met elkaar? Van de inhoud naar de processen. En van de strategie rond de client ook naar de strategische doelstelling van de organisatie. Job zocht zijn eigen steunpilaren binnen de rvt. Dat is iets wat je over en weer goed moet doen. Dat betekent voor Job dat hij bewust is van zijn leervragen en daar de mensen bij zoekt. De rvt moet de ruimte en het vertrouwen geven.’

Job, en jouw ervaringen?

‘Aan de voorkant is dat natuurlijk niet duidelijk en dat is best spannend. We zaten toen gelukkig nog in de pre corona tijd, dat verbindt veel beter. Vrij snel na de eerste vergadering had ik het idee van: ik moet de volgende keer een beetje mee kunnen doen. Je zit er niet voor spek en bonen bij. Kort na de eerste vergadering hadden we een sessie bij Karin thuis, een teamvormingsbijeenkomst. Daarin werden competentieprofielen van elkaar gemaakt. Dit werd zo persoonlijk, zo open, al die individuen staan zo open om het voor die organisatie en met elkaar te doen. Dat ik daar onderdeel van mocht zijn, gaf mij veel vertrouwen, dat heb ik ook direct gereflecteerd. Het is echt niet zo dat er vanuit de overige leden naar mij wordt gekeken van “o ja, hij mag ook nog wat zeggen”. Wat heel mooi is aan degene die ik nu als mentor heb, is dat zij ook tegen mij zegt: ik hoor jou weleens een vraag stellen en dan heb ik er al tien gesteld en dan stel jij die ene vraag en dan denk ik echt “die vraag had ik moeten hebben!”, de spijker op z’n kop. Ik leg daarin de lat voor mijzelf ook wel hoog, die vragen die daaronder liggen zijn wat mij betreft niet goed genoeg. Daarom heb ik haar ook als mentor. Als je deze dingen met elkaar kunt bespreken, daar kan theorie echt niet tegenop, dat moet je echt ervaren. Ook door de tijd die je met elkaar hebt in de voorvergadering, dat je daar kunt aangeven wat je voor het voetlicht wil brengen in de vergadering, dat is voor mij goed, maar is ook voor de raad goed.’

En zo’n mentorschap, ontstaat dat spontaan?

Job: ‘Aan de voorkant is het mentorschap wel vastgesteld. In eerste instantie was dit de eerste zes maanden van het traineeship ook degene die het vanuit de rvt graag wilde begeleiden. Hij heeft ook een mooie visie op hoe je mensen iets leert: ik ga jou niet vertellen wat jij moet leren, jij gaat mij vertellen wat jij leert en misschien verbaas ik me dan nog weer. In het begin was ik daar ook wel zoekende in. En hadden allebei op een gegeven moment het gevoel dat ik niet zozeer was uitgeleerd, maar dat hij mij niet meer kon bieden wat ik vroeg. Ik kreeg toen ook de ruimte om verder te zoeken in mijn leercurve. Ik heb dit vervolgens aangegeven en hierover nagedacht, daarbij juist gekozen voor iemand die mij weer verder brengt in de leercurve.’

Zo’n open sfeer in de raad, is dat iets wat jullie bewust hebben gecreëerd of is die sfeer meer natuurlijk ontstaan binnen jullie raad?

Karin: ‘Jullie is een relatief begrip omdat er steeds weer wisselingen zijn in de raad. In de afgelopen paar jaar is er veel veranderd. Je begint steeds weer opnieuw als team. Maar tegelijkertijd draag je iets aan elkaar over wat echt gaat over een lerende cultuur, over investeren in elkaar, over hoe we kijken naar toezicht. We hebben ook weleens gehad dat iemand nieuw binnenkwam die het niet zo gewend was en opkeek van het soort vragen. We proberen elkaar steeds aan te spreken en daar ook steeds beter in te worden. Wat voor Job geldt, geldt ook voor nieuwe leden. Iedereen moet zich weer vertrouwd gaan voelen, het moet zich weer zetten en daar heb je met elkaar aan te werken en de een is eerder dan de ander om zich uit te spreken. Maar ik vind dat ik als voorzitter daar toonzettend in moet zijn, dus dat betekent dat ik telefoonrondjes ga doen en probeer op te halen wat er leeft, om de dynamiek de dynamiek te laten zijn.’ Job: ‘Ik denk dat dat heel belangrijk is dat je als voorzitter, naast de helicopterview en het leiden van een vergadering, ook moet kunnen signaleren en acteren op wat je ziet gebeuren. De voorzitter heeft een belangrijke rol in het creëren van een open cultuur waarin je elkaar ook kunt aanspreken. Die open cultuur komt niet vanzelf, maar als je dat eenmaal hebt, dan kun je ook ervaren dat dat heel plezierig is en dan wil je daar ook aan vasthouden met elkaar.’

Veel raden willen wel een trainee, maar weten niet goed hoe ze het moeten aanpakken. En aan de andere kant is het soms voor trainees ook lastig om hun draai te vinden binnen een raad. Hebben jullie tips?

Job: ‘Als iemand aangeeft onzeker te zijn over zijn of haar rol als trainee, dan is het ook wel de kunst dat je dat gaat benoemen. Als je nieuw binnenkomt mag je best vragen: wat verwacht je van mij? Het begint al met het ambacht van de juiste vragen stellen. Je moet wel je plek kennen, je hebt formeel gezien geen stemmingsrecht bijvoorbeeld, maar informeel gezien gaat het er helemaal niet zo aan toe in onze raad. Als jij jezelf serieus neemt als trainee en je wilt ontwikkelen tot toezichthouder, dan moet je niet achterover gaan leunen en het bij de raad neerleggen, je moet zelf ook een beetje assertief zijn op de momenten dat je voelt dat het kan.’
Karin: ‘Dat is inderdaad wel echt een kwaliteit van Job, hij kijkt kritisch naar zichzelf en kan goede reflecties geven. De reflecties die hij geeft op wat er gebeurt in de raad, zijn ook een soort cultuurinterventie. Het heeft bijvoorbeeld tot gevolg dat er andere vragen worden gesteld. Ik weet eigenlijk niet meer wanneer we ermee zijn begonnen dat Job aan het einde van de vergadering reflecteert op wat sterk was en wat minder goed uit de verf kwam, ook in relatie tot de procesmatige doelstellingen. Die reflectie gebeurt in veel raden maar wij hebben eigenlijk Job benoemd tot de stemmingmaker daarin en dat doet hij heel goed.’
Job: ‘Dat vond ik ook wel even zoeken voor mijzelf, deze rol kreeg ik vrij snel nadat ik in de raad ben begonnen. Daarna heb ik ook wel aangegeven dat ik ook wel een beetje uit de rol wilde van “Job geeft op het eind een samenvatting”. Je moet mee kunnen doen, je moet kunnen inspringen. Maar voor mezelf was het ook mooi om nog eens even wat extra nadruk op punten te leggen, maar ook persoonlijk te reflecteren op wat je ziet gebeuren. Iedereen heeft een eigen rol en daarmee zijn of haar toegevoegde waarde, maar uiteindelijk zitten we daar voor de organisatie, voor de cliënt en de medewerker, dat is waar wij heel duidelijk naar streven. Als ik dat onvoldoende hoor, dan geef ik dat terug. Ik denk dat het inderdaad wel fijn is dat als je als rvt een samenvatting van de wedstrijd krijgt. Het doel is ook dat ik het op het moment zelf doe, dat ik aangeef van volgens mij is dat niet helemaal waar we het met elkaar over moeten hebben.’
Karin: ‘En dat is misschien ook nog wel aardig om te noemen, Job's rol in de zelfevaluatie. De zelfevaluatie van de rvt doen we één keer in de twee jaar met een externe deskundige.
Job: ‘Karin en ik hebben met elkaar besproken wat mijn rol daarin zou kunnen zijn. En volgens mij zou ik vanuit die reflecterende rol die ik al heb, daar wel een rol in kunnen spelen. Maar ik wil zelf ook graag participeren in die meeting, anders sta je er zo buiten. En ik heb een aantal leuke overleggen met de externe begeleider gehad waarin zij ook aangaf welke eigenschappen ze bij mij zag terugkomen, bijvoorbeeld de helicopterview. Je gaat ook steeds meer nadenken over de rol die je zou willen pakken in de toekomst en daar heb ik zo ook een steeds beter beeld van.’
Karin: ‘In onze evaluatie heeft Job een ‘observer’ rol gepakt, waarin hij zich ook uitsprak. Hij keek scherp en zette het dan even stil.’
Job: ‘Ook om af en toe weer even terug te gaan naar de kern waarover we het over zouden moeten hebben, terug naar waarvoor we hier zitten met elkaar.’

Job, jij zegt dat je nu ook scherper hebt wat je wil in de toekomst, kun je daar meer over vertellen?

Job: ‘Het zorglandschap is wel echt mijn ding. Ik zou sowieso toezichthouder in de zorg of welzijn willen zijn. Ik ben een man van de inhoud, ik lees de stukken ook wel goed door. Maar ik denk dat, zoals ook aangegeven bij de opleidingen van de NVTZ, het de kunst is om niet alles te weten. Die onzekere factor, houd die vooral, je kunt nooit alles weten. Dat is de rol die je hebt, het gaat vooral om signaleren, niet om de details. Dat je niet alleen maar alle dossiers doorleest, maar dat je doorhebt waarom staat dit wel in het bestuursverslag en hetgeen dat je er misschien in had verwacht, niet. Vanuit het ziekenhuis richt ik me op innovatie, dat vind ik interessant, hoe kunnen we de zorg zo transformeren dat we de bekostiging rondkrijgen en de juiste kwaliteit kunnen leveren. Kwaliteit en veiligheid vind ik heel belangrijk.’
Karin: ‘Vaak kijken we naar profielen van leden van raden van toezicht vanuit een soort standaarden. Maar het gaat, zoals Job ook zegt, vaak over balanceren tussen wie ben ik en waarom mij iets opvalt en mijn collega wat anders ziet. Het gaat ook over variëren tussen beheersvragen, achteruitkijken en strategische vragen, vooruitkijken. Dat zijn kwaliteiten die je niet zo gauw terugziet in een profiel van een lid van een raad van toezicht, maar die we eigenlijk wel vaak bedoelen. Dat je aanvoelt hoe het gaat in de dagelijkse praktijk, tussen wettelijke regels en persoonlijke afwegingen en de kloof die daartussen kan zitten. In één van de publicaties van de NVTZ zegt Harry Kunneman: “je staat met je voeten in het moeras en zo hoort het ook”. Het moet soms een beetje ongemakkelijk zijn als toezichthouder, als het te “smooth” verloopt moet je je zorgen gaan maken. Dat zijn kwaliteiten waarvan ik denk, die heeft ook Job bij zichzelf ondervonden. Die maken dat je heel anders een gesprek in gaat dan dat je zegt: ik ben goed in kwaliteit want ik werk in een ziekenhuis als apotheker.’

Zou je een traineeship aanraden aan een andere raad en waarom?

Karin: ‘Een trainee helpt de raad te bepalen bij zijn eigen rol, het scherpt je aan. Dat zou ik elke raad gunnen. En dat is dus niet een kwestie van daar heel veel tijd in stoppen en wachten tot er ruimte is voor een trainee, want er is altijd wat. Laat die trainee er vooral bij aansluiten, dat is leerzaam voor iedereen en het wordt er zelfs gemakkelijker en leuker van. Het helpt wel als je iemand vindt die in staat is om naar zichzelf te kijken, die leerbaar is, die een soort bescheidenheid heeft. Dat zijn de basiselementen. Als je zo iemand hebt geselecteerd is dat pure winst.’
Job: ‘Je wilt ook een beetje een afspiegeling van je organisatie in je raad hebben zitten, daar staat de NVTZ volgens mij ook voor, en dat je daarbij niet alleen kijkt naar man-vrouw verhouding, maar ook jonge mensen laat meedoen. Als je naar de medewerkers in de zorg kijkt zijn dat vaak veel vrouwen, en echt met de voeten in de klei. Als je kijkt naar een rvt kijkt is dat vaak al anders, en als je kijkt naar leeftijd is dat vaak ook niet een goede afspiegeling, Een belangrijk item wat mij betreft om de komende jaren werk van te maken.’

Karin: ‘Aansluitend op wat Job zegt; zonder bestuurlijke of toezichtervaring kom je er lastig tussen. Daarom zou ik een oproep willen doen aan raden van toezicht om jonge mensen de kans te geven een traineeship te doen.’

www.nvtz.nl

Auteur(s)
Iris Hendriks
Dit artikel is gepubliceerd in
GU2021mei

Verder in deze Governance Update

Interventies in de directiekamer

Boards onder vergrootglas

Een traineeship in de raad van toezicht

Het mes snijdt aan twee kanten

Eindelijk (h)erkenning?

De Besloten Vennootschap met Maatschappelijk doel (BVm)

On Board

Commissarissen en toezichthouders in de media

Steeds meer akkoorden door kiezers op drift

Deals maken in een nieuwe tijd

De game changers in de Pensioenwet

Wat wordt van rvt verwacht bij de implementatie van het nieuwe pensioenstelsel?

‘Polderen op een wereldtoneel’

Commissaris van tussenholding worstelt tussen formaliteit en substantie

'Covid vraagt proactieve houding commissaris'

Commissarissen over hun nieuwe toezichtfunctie

Nationaal Register

Jan van Nassaustraat 93
2596 BR Den Haag
T 070-324 30 91
info@nationaalregister.nl

Volg ons op social media

Governance Update nieuwsbrief