Is de toezichthouder bekend met het UBO-register?

Wet- en regelgeving
Ook toezichthouder moet opletten

Er zijn nieuwe details bekend rond het UBO-register. Hiermee wil de EU onder meer witwassen en financiering van terrorisme tegen gaan. Het is van belang dat een toezichthouder bij een nv, bv of stichting zich realiseert dat er een UBO-register is en er ook zorg voor draagt dat het bestuur dit bijhoudt. Maarten Appels van Van Doorne licht het UBO-register en de gevolgen ervan toe.

Volgens het wetsvoorstel is een voor ultimate beneficial owners (UBO) de uiteindelijk belanghebbende van een vennootschap of andere juridische entiteit die is opgericht in Nederland. Of een persoon wordt aangemerkt als UBO, hangt onder meer af van zijn of haar kapitaalbelang of zeggenschap in een vennootschap of andere juridische entiteit. Men kan onder bestaande wetgeving bijvoorbeeld een UBO zijn indien men een belang houdt van meer dan 25 procent in het kapitaal van een vennootschap of meer dan meer dan 25 procent van de stemrechten kan uitoefenen in de algemene vergadering van een vennootschap. Omdat de UBO-registratieplicht voor verschillende rechtsvormen gaat gelden, is niet altijd duidelijk wie de UBO is. Het Ministerie van Financiën zal daarom later een separaat besluit publiceren over hoe de UBO per rechtsvorm wordt bepaald.

Het UBO-register

Het register (UBO) van in Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten krijgt eindelijk vorm. Op 31 maart is het conceptwetsvoorstel voor implementatie van het UBO-register ter consultatie gepubliceerd door het Ministerie van Financiën. Met dit wetsvoorstel wordt een publiek toegankelijk UBO-register geïntroduceerd waarin UBO's van in Nederland opgerichte entiteiten die zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Bij de KvK ingeschreven entiteiten worden verplicht om deze informatie zelf aan te leveren bij de KvK. In beginsel heeft het UBO-register voornamelijk een verplichting voor bestuurders. Echter kan deze ook belangrijk zijn voor de toezichthouder? Wat houdt het UBO-register voor een toezichthouder in? Dient er hier toezicht op gehouden te worden?

Publiek toegankelijk

Het UBO-register is een initiatief van de Europese Unie en heeft als doel om de UBO van in Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten op te nemen in een centraal register en dit register publiek toegankelijk te maken. Door deze Europese transparantiemaatregel wil de EU witwassen en financiering van terrorisme tegen gaan. Alle EU-lidstaten dienen voor 26 juni 2017 een dergelijk UBO-register te introduceren in hun nationale wetgeving. In het UBO-register zullen de volgende gegevens van de UBO publiek toegankelijk zijn:

* naam
* geboortemaand en -jaar
* nationaliteit
* woonstaat
* de aard en omvang van het economische belang van de UBO.
 
Uit privacyoverwegingen wordt niet het exacte belang van de UBO genoemd, maar wordt gebruik gemaakt van bandbreedtes van 25, 50, 75 en 100%. Daarnaast is de volgende informatie slechts toegankelijk voor bevoegde autoriteiten zoals politie, Belastingdienst, FIOD en Autoriteit Financiële Markten:
* BSN of buitenlands fiscaal identificatienummer
* woonadres 
* geboortedatum
* geboorteland en -plaats.

Voor welke entiteiten geldt de UBO-registratieplicht?

Nederland zal alleen UBO's registreren van entiteiten die verplicht zijn ingeschreven in de KvK. Dit betekent dat de volgende entiteiten verplicht zijn de KvK te voorzien van informatie ten aanzien van hun UBO:

* bv's
* nv's
* stichtingen
* verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid
* rederijen
* maatschappen
* vennootschappen onder firma
* commanditaire vennootschappen
* coöperaties
* onderlinge waarborgmaatschappijen
* Europees economisch samenwerkingsverbanden 
* Europese naamloze vennootschappen
* Europese coöperatieve vennootschappen
* verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid die zijn geregistreerd in het handelsregister

Toezicht op de registratie

Om te waarborgen dat het UBO-register zoveel mogelijk accuraat en actueel blijft, dienen de registratieplichtige entiteiten ervoor te zorgen dat informatie over de UBO te allen tijde juist en volledig is. Uit de wet blijkt dat de bestuurder uiteindelijk degene is die de informatie aanlevert voor het UBO-register. Overtreding van de verplichting tot een juiste en volledige inschrijving wordt gekwalificeerd als een economisch delict. Het bestuur is verantwoordelijk voor de inschrijving zelf; dat er juist wordt ingeschreven en dat er volledig wordt ingeschreven. Wanneer de registratieplichtige entiteiten handelen in strijd met genoemde UBO-registratieverplichtingen, kan sprake zijn van een genoemd economisch delict. Dit kan resulteren in hoge boetes en/of strafrechtelijke vervolging. De hoogte van de boete dient nog te worden vastgesteld.

Rol toezicht

Het toezichthoudend orgaan is belast met het toezicht op het bestuur en daarmee dus ook met het toezicht op de UBO-registratie. De toezichthouder is dus indirect 'verantwoordelijk' voor een juiste en volledige inschrijving. Hiermee wordt bedoeld dat een toezichthouder erop toeziet dat het bestuur zorg draagt voor het UBO-register. De vervolgvraag is of de toezichthouder aansprakelijk kan worden gesteld voor een ontbrekende, onjuiste en/of onvolledige inschrijving? In principe draagt het bestuur de zorg voor het UBO-register. De taak van de toezichthouder houdt wel in dat deze vragen dient te stellen over het UBO-register en erop toe dient te zien dat deze wordt bijgehouden. Een toezichthouder dient vragen te stellen zoals: wie is/zijn de UBO('s)? Zijn deze correct ingeschreven? Indien een toezichthouder niet informeert naar de gang van zaken omtrent de registratie in het UBO-register dan wel geen actie onderneemt indien hij weet dan wel behoorde te weten dat de UBO-registratie onjuist dan wel onvolledig is, kan deze een verwijt worden gemaakt ten aanzien van de uitoefening van zijn toezichthoudende taak.

Opletten dus

Het is van belang dat een toezichthouder bij een BV, NV of stichting zich realiseert dat er een UBO-register is en er ook zorg voor dient te dragen dat het bestuur deze bijhoudt. Het is daarom aan te raden voor eenieder die een commissariaat vervult bij een instelling die UBO-plichtig is controleert of het bestuur op de hoogte is van dit register en vervolgens erop toeziet dat het register wordt bijgehouden. Vooral wanneer de wet is geïmplementeerd, is het belangrijk om bij bijvoorbeeld vergadering te vragen of het bestuur wil uitzoeken wie er UBO is bij de instelling. Eventueel kan er een instructie aan het bestuur worden gegeven tot het bijwerken van het register.

Per wanneer?

De implementatie van de nieuwe wetgeving dient uiterlijk op 26 juni 2017 te zijn afgerond, maar dit lijkt niet reëel. Het hier besproken wetsvoorstel heeft tot en met 28 april 2017 ter internetconsultatie gelegen. Na verwerking van eventuele reacties en het wetgevingsproces in de Eerste Kamer en Tweede Kamer zal het UBO-register nog geïmplementeerd moeten worden door de KvK. De verwachting is daarom dat het UBO-register pas eind 2017/begin 2018 in werking zal treden. Registratieplichtige entiteiten krijgen na inwerkingtreding 18 maanden de tijd om te voldoen aan de UBO-registratieplicht.

Vraag…

Voordat de wet in werking treedt alvast een vraag: weet u op dit moment wie de UBO's zijn van de entiteit waar u toezicht op houdt?

Klik hier voor contact met Maarten Appels.  

Auteur(s)
Maarten Appels (Van Doorne)
Dit artikel is gepubliceerd in
2017GUmei

Verder in deze Governance Update

Nationaal Register

Jan van Nassaustraat 93
2596 BR Den Haag
T 070-324 30 91
info@nationaalregister.nl

Volg ons op social media

Governance Update nieuwsbrief