Crisis overschaduwt beleidsagenda

Terugblik: intern toezicht in zorg & welzijn tijdens de Corona-crisis

Uit onderzoek van de NVTZ naar de bestuurders-gevolgen van COVID-19 blijkt onder meer: naast intensiever contact met de bestuurder, merken voorzitters dat de prioriteiten zijn veranderd. Er is vooral veel aandacht voor de corona-effecten en men is scherper op risico’s. Het managen van de crisis overschaduwt de al eerder uitgestippelde beleidsagenda.

De afgelopen vier maanden heeft het corona virus de zorg- en welzijnssector in haar greep gehouden. Om te onderzoeken hoe raden van toezicht deze maanden hebben ervaren, hoe hun contact was met de bestuurder en welke thema’s zij nu als belangrijk zien voor de nabije toekomst, heeft de NVTZ in juni 2020 onder haar leden een enquête uitgezet. Deze is ingevuld door 125 voorzitters van raden van toezicht in zorg en welzijn. 

Digitaal vergaderen

Verreweg de meeste voorzitters geven aan dat de geplande rvt-vergaderingen doorgang hebben gevonden. In de meeste gevallen was dit digitaal, ongeveer één derde heeft zowel digitaal als fysiek vergaderd (met name in mei/juni) waarbij de 1,5 meter afstand in acht genomen kon worden. Er werd ook gecombineerd: een aantal mensen op locatie, een aantal mensen op beeldscherm.

Contact met bestuurder

Driekwart van de voorzitters heeft in de maanden maart-juni vaker contact gehad met de raad van bestuur dan daarvoor. De helft van de voorzitters had eens per week contact, 16% van de voorzitters had een aantal keer per week contact en ongeveer 30% had twee tot drie keer per maand contact. Slechts 2% had één keer per maand contact. Ook 2% had dagelijks contact met de bestuurder.

Op de vraag op welke manier de coronacrisis het functioneren van de rvt beïnvloedt, wordt vaak het meer en intensievere contact met, en een grotere betrokkenheid van de bestuurder genoemd. Er is daardoor ook meer informatie-uitwisseling, hoewel dit logischerwijs vaak beperkt blijft tot informatie over de coronacrisis.  Verreweg de meeste voorzitters vindt dat zij voldoende zijn betrokken in de aanpak van de coronacrisis. Een aantal geeft aan dat het ‘nooit genoeg’ kan zijn of had vaker een update willen hebben. Een ander had graag informatie willen krijgen voordat maatregelen waren genomen in plaats van daarna. Eén voorzitter merkt dat zij nauwelijks als sparringpartner zijn betrokken. Volgens een enkeling had de informatievoorziening wel ‘een onsje minder’ kunnen zijn.

Beïnvloedt de crisis het functioneren van de rvt?

Naast intensiever contact met de bestuurder, merken voorzitters dat de prioriteiten zijn veranderd: er is vooral veel aandacht voor de corona effecten en men is scherper op risico’s. Het managen van de crisis overschaduwt de al eerder uitgestippelde beleidsagenda. Daarnaast merken sommige voorzitters dat er meer afstand ervaren wordt vanwege de beperkingen in het fysiek samenkomen van de rvt. De interactie wordt hierdoor ook anders en dingen die gezegd worden kunnen verkeerd worden geïnterpreteerd. Een ander nadeel van de fysieke beperkingen dat wordt genoemd is dat de toezichthouders minder in de gelegenheid zijn om zelf tot een oordeel te komen op basis van praktische ervaringen: werkbezoeken zijn niet mogelijk. De rvt raakt daardoor meer afhankelijk van informatie van de bestuurder. Ongeveer 20% van de ondervraagden geeft aan helemaal geen effect te zien op hun functioneren.

Belangrijkste thema’s tijdens de crisis

De thema’s die het vaakst als belangrijk werden genoemd zijn: de gezondheid van medewerker, de implementatie en uitvoering van corona maatregelen en de continuïteit van de organisatie. Andere belangrijke thema’s, niet in bovenstaande diagram weergegeven, die genoemd werden, zijn ondersteuning van de bestuurder en de strategische koers van de organisatie.

Zijn er in deze crisis nieuwe zaken aan het licht gekomen? 

Bijna 60% van de respondenten gaf aan dat er geen dingen aan het licht zijn gekomen die daarvoor bij hen niet bekend waren. Eén voorzitter gaf aan nu in te zien hoe financieel kwetsbaar een organisatie eigenlijk is, kijkend naar de investeringen die nu moeten worden gedaan. Anderen merkten hoe afhankelijk je bent van anderen voor de levering van beschermende materialen en medicatie. Sommigen zagen dat er geen (geschikte) protocollen waren voor een dergelijke situatie. Anderen zagen juist dat hun protocollen of eerdere ervaringen met besmettelijke virussen goed werkten. Een aantal voorzitters was positief verrast door de wendbaarheid, creativiteit en innovatieve kracht van hun organisatie en de medewerkers.

Leerpunten

Op de vraag of de crisis leerpunten heeft opgeleverd voor de rvt geven veel voorzitters aan dat zij positief verrast waren over de mogelijkheid van digitaal vergaderen. Veel voorzitters hebben het contact door middel van beeldbellen als positief ervaren, en vinden dat het ook in de toekomst behouden zou moeten worden. Het is een geschikt middel voor kort en snel overleg, maar blijkt ook zijn beperkingen te hebben: besluitvorming over complexere zaken blijkt moeilijker. De fysieke vergaderingen en het bijbehorende persoonlijke contact worden wel gemist. Beeldbellen was niet alleen een prima methode van overleggen voor de rvt onderling, maar bleek in sommige organisaties ook goed te werken voor medewerkers van de organisatie om contact te hebben met hun cliënten. E-zorg blijft daar op de agenda staan. In lijn met het antwoord op de vraag welke zaken aan het licht zijn gekomen, geven een aantal voorzitters aan meer aandacht te willen hebben voor crisismanagement. Ook het belang van samenwerking in de regio wordt genoemd. Eén voorzitter geeft aan dat de crisis bevestigt dat de focus van het toezichthouden moet liggen op kwaliteit van zorg (cliëntbelang) en medewerkers, nu en in de toekomst. De nadruk zou minder moeten liggen op formele, bedrijfsvoering gerelateerde onderwerpen.

Zorgen voor korte en middellange termijn?

De voorzitters van de rvt's maken zich met name zorgen om de financiële situatie. Er zijn veel vragen over wie de extra gemaakte kosten op zich neemt. Daarnaast maken zij zich zorgen over de veiligheid en welzijn van de vaak zwaar belaste medewerkers van hun organisatie. Over een eventuele tweede golf en de impact op hun organisatie en medewerkers maken veel voorzitters zich zorgen. Eén van de respondenten verwacht dat men bij een tweede uitbraak minder geneigd is om zich aan de maatregelen te houden. Er zijn vragen over het weer opstarten van de reguliere zorg en wat de effecten zullen zijn van deze achterstand op de gezondheid van patiënten. Een aantal voorzitters uit de VVT-sector geeft aan zich zorgen te maken over de kwaliteit van zorg en de mogelijke toename van isolement en daarmee eenzaamheid van ouderen, en de afname van regie van de patiënten en mantelzorgers. Naast ethische dilemma’s zijn er ook praktische zorgen over aanpassingen aan het gebouw en de inrichting. Een voorzitter is bang dat de lessen van afgelopen periode onvoldoende zullen beklijven en daardoor niet tot beleidswijzigingen zullen leiden.  

Andere rol voor rvt’s dan voor de crisis?

Op de vraag ‘ziet u voor de komende tijd een rol voor uw rvt anders in dan de tijd voor de corona crisis?’ geeft twee derde van de respondenten aan niets anders te zullen doen in de toekomst. Een gedeelte verwacht dat er met name andere thema’s op de agenda zullen staan, zoals crisisbestendigheid en gezondheid medewerkers maar ook continuïteit van de organisatie. Daarnaast willen sommigen meer aandacht voor zaken die door de crisis minder aandacht hebben gekregen, zoals vastgoedontwikkelingen. Anderen willen een meer proactieve rol innemen en meer betrokken zijn; ‘van kritische toezichthouder naar ondersteunende sparringpartner’. Een voorzitter verwacht dat het intensieve contact van de afgelopen maanden wordt gecontinueerd vanwege de financiële vraagstukken. Een aantal voorzitters verwacht pas een andere rol in te moeten nemen als de continuïteit van de organisatie in gevaar komt.

Tips van voorzitters

Een aantal voorzitters heeft tips voor hun collega’s. Lees die tips hier.

Voor meer informatie en tips over intern toezichthouden in corona tijd: https://www.nvtz.nl/actueel/corona

Auteur(s)
Iris Hendriks
beleidsmedewerker NVTZ
Dit artikel is gepubliceerd in
GU2020jul

Verder in deze Governance Update

Nationaal Register

Jan van Nassaustraat 93
2596 BR Den Haag
T 070-324 30 91
info@nationaalregister.nl

Volg ons op social media

Governance Update nieuwsbrief