De ‘skilled staff’ als solide middenveld met escalatiemogelijkheid, maar....

Frank van den Heuvel, toezichthouder en senior advisor public affairs, pleit voor een ‘skilled staf’. Voor 'balans op het middenveld.' Maar hij waarschuwt dat dit geen ‘hofhouding’ mag zijn.

Bij voetbal vinden we het allemaal logisch. Naast een goede keeper, solide verdediging en scherpe spitsen is er het gedegen middenveld. Daar spelen niet de mensen die veel doelpunten maken, niet de snelle vleugelaanvallers, maar de spelers die op hun gebied balans brengen binnen het veld. Zo is het ook bij ondernemingen en andere organisaties: ze hebben een stevig middenveld nodig; een skilled staff. Deze is van cruciale waarde voor de onderneming.

Hele serie fouten

Oud-telecom topman Ben Verwaayen zei eens in en interview: ‘Als ik ergens binnenkom als eerste man, begin ik met de secretaris van de vennootschap te ontslaan.’ Hij wilde hiermee, heel stoer, aangeven dat deze persoon voor hem symbool staat voor het verleden, de vorige topman, en in de nieuwe constellatie niet meer van nut is. Hiermee maakt Verwaayen een hele serie fouten. Allereerst toont hij archaïsch top-down gedrag. Verder berooft hij zichzelf, en daarmee het bedrijf, van een mogelijk zeer goede kracht, die juist hem kan helpen in de eerste maanden van zijn CEO-schap. De vennootschapssecretaris is vaak, zeker op governance-gebied, het geheugen en de smeerolie van een bedrijf. Die gooi je dan dus niet meteen weg. En het kan zijn dat de secretaris goed ligt bij de rest van de onderneming, bij mensen van de core business die hij nog hard nodig heeft in zijn periode. Door dit snelle ontslag kan hij snel positie verspelen. En wat is het alternatief? Neemt Verwaayen zijn eigen secretaris mee? Zijn eigen hofhouding? Dat kan juist de verkeerde keus zijn.

Skilled staff

Een verstandige CEO gaat slim met zijn staf om. Sterker, een goede staf, tussen en naast hem in relatie tot de mensen die de core business vormen is cruciaal. Daarom pleit ik voor de (her)waardering van de staf, de plek waar toppers moeten zitten: de skilled staff. En net als de raad van bestuur is deze staf dienend, ondersteunend, aan het kernbedrijf waar de mensen zitten die de doelpunten moeten maken. Om welke staffunctionarissen gaat het hier? Het betreffen in ieder geval: juridische zaken, HR, communicatie, public affairs en strategie. Financiën noem ik niet, omdat deze meestal via de CFO op het hoogste niveau vertegenwoordigd is, hetgeen een andere dynamiek met zich meebrengt. Op deze vijf terreinen moet een raad van bestuur of directie de beste mensen hebben. Hiermee zeg ik niet dat de staven groot moeten zijn. Integendeel. De staven moeten zo klein mogelijk zijn, maar wel de beste mensen. Zeker de vijf 'hoofden' van deze afdelingen.

Geen hofhouding

Wanneer een stafdienst namelijk te groot is gebeuren er drie verkeerde dingen: het draagvlak bij de core business neemt af ('overhead'), de stafmensen gaan 'dingetjes bedenken om bezig te blijven' en men boet in aan kwaliteit. Het risico dat een staf te groot wordt, zien we te vaak. Vaak is dit bijvoorbeeld de afdeling communicatie nadat er één of meer incidenten zijn geweest. Ook HR heeft het risico uit te dijen met vooral veel administratieve dingen. Een belangrijk punt is dat de skilled staff niet alleen ter beschikking staat van de raad van bestuur. Het is geen hofhouding! De staf is er ten behoeve van de hele onderneming. Juist ook ten behoeve van de mensen die het hart van de onderneming, de core business, vormen. En, heel simpel, alles wat de staf doet of zegt heeft de status van advies. De besluitvorming ligt elders. Wel geeft een goede staf steeds een toon, een flavour, een bepaalde urgentie (of niet) mee aan zijn advies. Goede stafmensen hebben een zekere onafhankelijkheid en durf om juist iets anders te zeggen dan de mainstream, dan de core business, dan de CEO.

Drie varianten

Hoe moet de CEO/ raad van bestuur, maar dus ook de mensen in de kern van het bedrijf omgaan met de staf. Er zijn drie varianten hoe de staf 'ingezet' wordt:

* genegeerd door de CEO, die gewoon met de lijn zaken wil doen (of de lijn die zonder 'lastige bemoeienis' zaken wil doen);

* de CEO/ lijn ziet de staf als uitvoerder van klusjes ten behoeve van de Raad van Bestuur;

* de CEO/ lijn gebruikt en waardeert zijn stafmensen als deskundige, kritische en loyale adviseur.

De laatste zie ik als de logische en misschien wel enige juiste rol, juist voor momenten als het spannend, lastig en risicovol wordt. Goede stafmensen als trusted advisor voor CEO, raad van bestuur en onderneming. Dat betekent dat de onderneming ook het meeste heeft aan haar staf. Niet om deals te frustreren, te killen of onmogelijk te maken, maar juist om deals beter te maken. Toch zien we vaak ook het tegenovergestelde. Wanneer het lastig wordt en juristen, Public Affairs- of communicatiemensen hun punten op tafel leggen, wil de CEO te vaak zijn eigen koers varen, terwijl dan een goede, trusted, advisor, van grote waarde kan zijn. Juist dan moet de staf er voor waken genegeerd of als klusjesman ingezet te worden. Of vervangen te worden door een ingehuurde loyale externe. Voorbeelden te over. Juist op die lastige momenten is de staf waardevol en cruciaal; voor de onderneming. En voor goede stafmensen is het heel helder: wanneer men genegeerd wordt of enkel als klusjesman ingezet wordt, dan is het tijd om te vertrekken. Of, en hiermee noem ik expliciet een punt dat nog te weinig praktijk is, te escaleren naar een hoger niveau: de interne toezichthouder. En door deze rol en positie van de skilled staff, heeft deze een vergelijkbare positie als de toezichthouder zelf: hoeder van het belang van de onderneming.